Methodisch wird bei der Konzeption einer mehrstufigen DBR so vorgegangen, dass zunächst das gesamte Unternehmen, eine Unternehmensgruppe bzw. ein Konzern schrittweise aufgegliedert wird. Das erfolgt unter 2 Aspekten, um sowohl die berichtenden Einheiten als auch die Kostenarten, die auf den einzelnen Ebenen der mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung anfallen, festzulegen.
Festlegung von Bezugsebenen: Wo bzw. in welchen Unternehmensbereichen, Sparten oder Teilgeschäften entsteht der Erfolg?
Die Antwort auf diese Frage führt zu den einzelnen Unternehmenseinheiten, über die im Rahmen der mehrstufigen DBR berichtet wird. In einem Unternehmen das in Profit Center untergliedert ist, werden die berichtenden Einheiten dann den einzelnen Profit Centern entsprechen.
Bildung von Kostenkategorien: Der zweite Themenkreis bezieht sich auf die Frage, wie über die Berichtseinheiten informiert wird.
Dafür müssen Kostenkategorien gebildet und eine Trennung in fixe und variable Kosten bzw. Einzel- und Gemeinkosten vorgenommen werden, die den einzelnen Berichtseinheiten zuzuordnen sind.
Mit der Aufteilung wird erreicht, dass die Faktoren, welche die Performance eines Unternehmens beeinflussen, in aufeinander aufbauenden Stufen dargestellt werden. Das ermöglicht eine differenzierte Analyse des Unternehmens und seiner einzelnen Verantwortungsbereiche und bietet den Vorteil, dass die Erkenntnisse daraus in der Folge zielgerichtet in geeignete Maßnahmen zur Steuerung umgesetzt werden können.
Falls möglich sollte man sich bei der Untergliederung an der bereits bestehenden Organisation und Struktur des Unternehmens orientieren und die Segmentierungen übernehmen.
Die Deckungsbeitragsrechnung kann mit Plan-, Ist- oder Vergangenheitswerten durchgeführt werden.
Der Zeithorizont bei Plandaten sollte 1–3 Jahre betragen. Für diesen Zeitraum ist es i. d. R. noch möglich, plausible und fundierte Planungen für die Entwicklung der einzelnen Kostenarten zu erstellen. Das erste Planjahr sollte monatlich, die Folgejahre pro Quartal bzw. Jahr geplant werden.
Die Berichtserstattung sollte monatlicherfolgen, mit einer stufenweisen Aggregation zu Quartals- und Jahreswerten. So entsteht eine Datenbank mit Vergangenheitsdaten für Monats-, Quartals- und Jahreswerte. Aus ihr lassen sich zahlreiche steuerungsrelevante Informationen ableiten, z. B.
- die Unternehmens- oder Profit-Center-Entwicklung im Zeitablauf,
- die Ableitung von zyklischen Schwankungen (saisonal, konjunkturell),
- die Ableitung von Kennzahlen (Umsatzrenditen, Produktivitätskennziffern etc.),
- die Ableitung von Erfahrungswerten (z. B. "Produkt A hat nach seiner Markteinführung 5 Jahre benötigt, bis der Deckungsbeitrag III 8 % vom Umsatz betrug."),
- das Erkennen von Tendenzen,
- die Identifikation von Sondereinflüssen.
Der Datenpool aus Plan-, Ist- und Vergangenheitsdaten über mehrere Jahre, bildet eine gute Grundlage für
- Abweichungsanalysen,
- Plan-Ist-Vergleiche,
- Hochrechnungen bzw. Trendextrapolationen.
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