Schlüssel zum Verteilen von Kosten haben einen großen Einfluss auf die Ergebnisse der Kostenstellenrechnung und aller nachgelagerten Entscheidungen. Allerdings sind sie unzuverlässig und fehleranfällig. Es existieren kaum Schlüssel, die zu einhundert Prozent den Zusammenhang zwischen der Kostenentstehung und der Kostenverteilung abbilden können. Dennoch sollte eine möglichst große Abhängigkeit der Kosten von der Schlüsselgröße erkennbar sein. Ist der Schlüssel nicht ausreichend plausibel, ist seine Qualität nicht in Ordnung.
Ideal ist ein Schlüssel, der eine vollständige Übereinstimmung zwischen Verteilung und Entstehung gewährleistet. Dies kann sehr einfach festgestellt werden, indem die "Null-Prüfung" vorgenommen wird. Sind alle Bezugsgrößen null, sollten auch die entstandenen und zu verteilenden Kosten null sein.
Variable Kosten
Werden die Fuhrparkkosten anhand der gefahrenen Kilometer auf die Fahrzeuge und damit auf die nutzenden Kostenstellen verteilt, müssten die Kosten gleich null sein, wenn keine Kilometer gefahren werden. Das ist aber nur der Fall, wenn mit dem Schlüssel "gefahrene Kilometer" keine fixen Kosten, also Kosten unabhängig von der Fahrleistung, verteilt werden. Ein funktionierendes Beispiel ist z. B. die Verteilung von Energiekosten anhand von Maschinenstundenzahlen. Wenn alle Maschinen stehen, wird auch keine Energie verbraucht.
Die Plausibilität von Schlüsseln in der Kostenverteilung kann durch einen weiteren Test geprüft werden. Dabei ist die Frage zu beantworten, was passiert, wenn eine Bezugseinheit weniger verbraucht wird. Auch hierzu ein Beispiel:
Weniger Bezugsgröße, weniger Verbrauch?
Die IT-Kosten eines Unternehmens werden anhand der Anzahl der Anwender auf die Kostenstellen verteilt. Für jeden Anwender innerhalb einer Kostenstelle fallen die gleichen Kosten an. Was passiert, wenn sich diese Bezugsgröße (alle Anwender) um eine Einheit reduziert? Fallen dann die Gesamtkosten der IT und können damit die Kostenbeträge je Anwender gleich bleiben? In der Regel werden sich die Kosten je Anwender erhöhen, da sich die gleiche Kostensumme auf weniger Anwender verteilt. Der Schlüssel ist von nicht ausreichender Qualität.
Die dritte Möglichkeit, die Qualität des Schlüssels feststellen zu lassen, ist die Prüfung durch einen Experten. Die besten Kenner der Materie sind die Kostenverursacher selbst. Können diese Einfluss auf die Kostenverteilung anhand der Schlüssel nehmen, wird die Kritik an der Kostenverteilung verstummen. Wichtig ist, dass alle beteiligten Kostenempfänger bei der Prüfung der Schlüssel beteiligt sind.
Digitale Unterstützung
Viele der genannten Prüfungen verbrauchen viel Zeit. Lassen Sie sich von der IT helfen und schaffen Sie ein System, in dem möglichst viele Tests digital durchgeführt werden. Dazu müssen die eingesetzten Anwendungen möglichst flexibel sein. Sie schaffen dadurch künstliche Intelligenz, die zuverlässig arbeitet und nicht durch menschliche Schwächen beeinflusst wird.
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