Auch fehlende Daten führen zu falschen Ergebnissen. Die Datenqualität wird erheblich verbessert, wenn die Vollständigkeit der in der Kostenrechnung ankommenden Informationen gewährleistet wird.
- Viele Daten werden regelmäßig in jeder Buchungsperiode erfasst und übermittelt. Die Anzahl der Daten lässt sich ermitteln. Weicht die Summe von dem erwarteten Wert oder dem Vorperiodenwert ab, muss der Fehler gesucht werden.
Eingrenzen macht Zählen möglich
Allen ist klar, dass nicht einfach alle eingehenden Daten gezählt werden. Die Abweichungen wären zu groß. Es muss differenzierter vorgegangen werden. Solche Kontrollzählungen sind auf eigenständige Bereiche zu begrenzen. So bietet z. B. die Anzahl der gebuchten Treibstoffverbräuche die Chance, dass diese jeden Monat gleich ist (für jedes Fahrzeug eine).
- Die Anzahl anderer Daten wird in Abhängigkeit von bestimmten Parametern bestimmt. So sollte es zu jedem Fertigungsauftrag auch eine Zugangsbuchung des produzierten Artikels geben. Jeder Arbeitsgang, der an einer bestimmten Maschine abgearbeitet wurde, erzeugt Maschinenkosten. Für jedes Projekt wird monatlich eine Personalkostenbuchung fällig.
Bevor diese Methode der Überwachung der Datenqualität eingesetzt werden kann, müssen organisatorische Vorarbeiten durchgeführt werden. So müssen z. B. auch für untypisch nicht vorhandene Daten Leerbuchungen und Nullwerte initiiert werden, damit die Anzahl der Daten identisch bleibt. Die Bereiche und Abhängigkeiten müssen exakt definiert werden und dürfen sich nicht oft verändern.
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