Datenqualität in der Kosten... / 3.2 Fehlende Kenntnisse in der Fachabteilung

In der Kostenrechnung wird häufig übersehen, dass die Aufgabe der Fachabteilung nicht hauptsächlich in der Ermittlung von Daten für das interne Rechnungswesen besteht. Dort steht anderes im Vordergrund. Die komplexen Strukturen von Kostenstellen, Kostenarten, Prozessen, Projekten usw. sind dort nicht so bekannt und greifbar. Darum kommt es immer wieder vor, dass in der Fachabteilung aus Unkenntnis ein falscher Wert vorgegeben wird.

Fehlerquellen

  • Es ist nicht bekannt, dass neue Hilfskostenstellen eingerichtet wurden. Die Kosten werden auf die alten Hilfskostenstellen bzw. auf die bekannte Hauptkostenstelle kontiert.
  • Dem Kontierenden ist der Unterschied zwischen Verbrauchsmaterial und Rohstoffen nicht bekannt. Entsprechend kontiert er die Wareneingänge falsch.
  • Bei der Erfassung der Stammdaten für neue Lieferanten ist nicht bekannt, wie sich aus den Feldern "Lieferantenart" und "Buchungsschlüssel" die Zuordnung von Kostenart zur Bestellung ermittelt. Entsprechend wird die Stammdatenanlage fehlerhaft durchgeführt.
  • Wenn unbekannt ist, dass im Unternehmen zum Quartalsende ein Abschluss in der Buchhaltung und in der Kostenrechnung durchgeführt wird, gibt es keine besonderen Anstrengungen, Rechnungen rechtzeitig zum Quartalsende kontiert an die Buchhaltung weiterzugeben.
  • Die Zuordnung von Zählerständen zu Fertigungsaufträgen, um Verbräuche und Leistungen korrekt zuordnen zu können, ist nicht bekannt. Die Zuordnung erfolgt dann oft zeitlich und sachlich falsch.
 

Praxis-Tipp

Mitarbeiterwechsel reduziert Kenntnisse

In den Produktionsabteilungen, wo wichtige Daten für die Nachkalkulation der Produkte gesammelt werden, wechseln die Mitarbeiter immer häufiger. Zeitarbeitnehmer mit geringer Motivation werden immer häufiger eingesetzt, werden nur kurz angelernt und wechseln sehr häufig. Dieser Trend greift jetzt auch mehr und mehr auf Aufgaben im Verwaltungsbereich über. Dass dabei wichtige Kenntnisse auch über die korrekte Aufbereitung von Daten für die Kostenrechnung verloren gehen, wird bei der Entscheidung für die Zeitarbeit übersehen.

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