Der Trend zu multifunktionalen Verarbeitungszentren, zu immer mehr IT-Unterstützung oder zu steigendem Outsourcing von Aufgaben führt dazu, dass ein erheblicher, wachsender Anteil an Kosten den Kostenstellen nicht mehr direkt zugeordnet werden kann. Diese indirekten Kosten müssen verteilt werden, was durch Verteilungsschlüssel passiert. Bei der Erstellung von Schlüsseln können aber Fehler passieren:
- Schlüssel sind oft einfache Schätzungen, die anfallende Kosten anteilig auf die empfangenden Kostenstellen verteilen. Schätzungen enthalten immer auch Ungenauigkeiten. Schlampige Schätzungen führen zu mangelhafter Datenqualität.
- Andere Schlüssel werden exakt berechnet, z. B. wenn die Raumkosten nach Quadratmetern verteilt werden sollen. Falsche Pläne bei der Ermittlung der Daten oder einfache Irrtümer führen zu falschen Schlüsseln.
- Ein Schlüssel wird für die Verteilung von Kosten auf Kostenstellen gewählt, weil ein Zusammenhang zwischen der Schlüsselgröße und der Kostenentstehung unterstellt wird. In der Praxis finden sich immer wieder Schlüssel ohne erkennbaren Zusammenhang zur Kostenentstehung. In vielen Fällen handelt es sich um historische Werte, deren Veränderung unbemerkt geblieben ist.
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