Datenqualität in der Kostenrechnung: Maßnahmen zur Verbe ... / 1.2 Falsche Zeiterfassung

Die Basis für den Verkaufspreis einer Leistung ermittelt die Kostenrechnung. Ob dieser Preis dann am Markt durchzusetzen ist, bestimmt der Vertrieb. Für die richtige Kalkulation werden viele Daten aus der Produktion benötigt. Immer mehr Produktionsdaten, Verbräuche und Leistungen, werden über digitale Schnittstellen der Maschinen beschafft.

Praxis-Beispiel

Herstellung von Gartengeräten

Ein Hersteller von Gartengeräten setzte eine Maschine zur Kunststoffbearbeitung ein, die einen sehr hohen Energieverbrauch aufwies. Die dadurch entstehenden Kosten mussten den Produktionsaufträgen und damit den Kostenträgern zugeordnet werden. Es gab die Anweisung, nach Abschluss jedes Auftrages die exakte zeitliche Beanspruchung der Maschine durch Ablesen eines entsprechenden Zählers festzustellen.

Das funktionierte in den ersten Monaten und Jahren auch fehlerfrei. Doch dann wechselte das Personal an dieser Maschine so oft, dass das Unternehmen mit Schulungsmaßnahmen nicht mehr nachkam. Der verstärkte Einsatz von Zeitarbeitnehmern führte dazu, dass das Ablesen immer wieder vergessen wurde. Schließlich hatte sich unbemerkt eingebürgert, dass die Gesamtzeit am Tagesende abgelesen und nach Einschätzung der Maschinenbediener auf die Aufträge verteilt wurde. Es entstanden Ungenauigkeiten, die Daten für die Kostenrechnung waren nicht mehr korrekt.

Durch den schleichenden Prozess wurden die Veränderungen nicht sofort erkannt. Da tendenziell pro Auftrag die gleiche Zeit vergeben wurde, wurden Produkte mit bisher hohen Energiekosten zu gut, die mit niedrigeren Energiekosten zu schlecht bewertet.

Durch steigende Energiekosten mussten die Verkaufspreise für die Produkte angepasst werden. Die falschen Verbräuche in der Kalkulation führten aber zu falschen Preisen. Unterbewertete Produkte konnten in den folgenden Wochen erhebliche Umsatzzuwächse verzeichnen, überbewertete verloren Umsatz. Eine sehr gefährliche Situation für das Unternehmen.