Die Daten aus einer Schnittstelle müssen im Umfang und Inhalt immer korrekt sein, um das Arbeitsergebnis der Buchhaltung nicht zu gefährden. Eine regelmäßige Kontrolle aller Schnittstellen zum Rechnungswesen ist notwendig.
4.1 Fehlerprotokolle müssen geprüft werden
Bei jeder digitalen Verarbeitung kann es zu technisch bedingten Fehlern kommen. Erwartete Konten sind z. B. nicht da oder Grenzwerte werden überschritten. Diese Fehler werden von der Schnittstelle erkannt und protokolliert. Fehlerprotokolle müssen regelmäßig geprüft und abgearbeitet werden.
4.2 Vollständigkeit muss gewährleistet sein
Es muss sichergestellt sein, dass alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle abgeglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Gehaltsbuchungen im Personalwesen und in der Buchhaltung.
4.3 Korrektheit durch stichprobenweise Kontrollen überprüfen
Schwierig ist es, die korrekte Verbuchung der Daten in der Buchhaltung zu kontrollieren. Das richtige Konto, die richtige Aufteilung der Buchungen muss regelmäßig manuell geprüft werden. Dazu werden die Buchungen aus einer Schnittstelle in eigenen Buchungsjournalen zusammengefasst. Diese werden in Stichproben geprüft. Je mehr positive Erfahrungen mit der Schnittstelle gemacht werden, desto seltener muss diese Prüfung stattfinden. Die Arbeit mit den Schnittstellen in der Buchhaltung wird im Laufe der Zeit immer sicherer.
4.4 Datenqualität sicherstellen
Der Erfolg einer Schnittstelle, auf der Daten in die Buchhaltung hinein gelangen, hängt im hohen Maße von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Diese kann regelmäßig durch eigene Prüfprogramme kontrolliert werden. Dazu wird der Datenbestand feldweise auf Plausibilität geprüft. Preise müssen z. B. zwischen minimalen und maximalen Werten liegen, der Umsatz eines Kunden sollte mit dem des Vorjahres vergleichbar sein. Viele solcher Parameter lassen sich finden, die trotz einer gewissen Ungenauigkeit zu mehr Sicherheit führen.
Schnittstelle trotz autonomer Abläufe
Die Erfahrung in der Softwareentwicklung zeigt, dass die immer enger werdende Verknüpfung der einzelnen Unternehmensbereiche untereinander und auch mit der Buchhaltung Veränderungen in den Abläufen bewirken. Es entstehen immer mehr autonome Abläufe, in denen bisherige manuelle oder automatische Arbeiten direkt ohne menschliche Eingriffe erledigt werden. Der Einfluss des Buchhalters auf die Arbeit in der Buchhaltung sinkt. Dabei verschwinden die Schnittstellen nicht, sie werden nur nicht mehr als solche wahrgenommen. Bei der Organisation der Abläufe und bei der Kontrolle der Ergebnisse in der Buchhaltung darf nicht vergessen werden, dass es die Schnittstellen sind, über die Daten in die Buchhaltung gelangen.
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