Datenaustausch: Interne dig... / 4 Kontrollierte Schnittstelle

Die Daten aus einer Schnittstelle müssen im Umfang und Inhalt korrekt sein, um das Arbeitsergebnis der Buchhaltung nicht zu gefährden. Eine regelmäßige Kontrolle aller Schnittstellen in das Rechnungswesen ist notwendig.

4.1 Fehlerprotokolle müssen geprüft werden

Bei jeder IT-Verarbeitung kann es zu technisch bedingten Fehlern kommen. Erwartete Konten sind z. B. nicht da oder Grenzwerte werden überschritten. Diese Fehler werden von der Schnittstelle erkannt und protokolliert. Fehlerprotokolle müssen immer geprüft und abgearbeitet werden.

4.2 Vollständigkeit muss gewährleistet sein

Es muss sichergestellt sein, dass alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle verglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Gehaltsbuchungen im Personalwesen und in der Buchhaltung.

4.3 Korrektheit durch stichprobenweise Kontrollen überprüfen

Schwierig ist es, die korrekte Verbuchung der Daten in der Buchhaltung zu kontrollieren. Das richtige Konto, die richtige Aufteilung der Buchungen muss regelmäßig manuell geprüft werden. Dazu werden die Buchungen aus einer Schnittstelle in eigenen Buchungsjournalen zusammengefasst. Diese werden in Stichproben geprüft. Je mehr positive Erfahrung mit der Schnittstelle gemacht werden kann, desto seltener muss diese Prüfung stattfinden. Die Arbeit mit den Schnittstellen in der Buchhaltung wird im Laufe der Zeit immer sicherer.

4.4 Datenqualität sicherstellen

Der Erfolg einer Schnittstelle, auf der Daten in die Buchhaltung hinein gelangen, hängt im hohen Maße von der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab. Diese kann regelmäßig durch eigene Prüfprogramme kontrolliert werden. Dazu wird der Datenbestand feldweise auf Plausibilität geprüft. Preise müssen z. B. zwischen minimalen und maximalen Werten liegen, der Umsatz eines Kunden sollte mit dem des Vorjahres vergleichbar sein. Viele solcher Parameter lassen sich finden, die mit einer gewissen Ungenauigkeit akzeptiert werden.

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