Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 2.5 Instandhaltung: Bei großem Anlagevermögen Kostenrechnung möglich

Unternehmen mit großem Anlagevermögen haben auch hohe Instandhaltungskosten. Diese korrekt auf Maschinen und Kostenstellen zu verteilen, ist Aufgabe der Kostenrechnung. Die Buchhaltung hat an diesem Punkt wieder die Rolle des Empfängers und Prüfers der Daten. Um die dabei entstehende Arbeit zu minimieren, wird eine Schnittstelle zwischen der Instandhaltung und der Buchhaltung eingerichtet.

Über diese Schnittstelle werden alle in der Instandhaltung angefallenen Kosten verrechnet. Dazu werden Abläufe aus 3 anderen Schnittstellen gebündelt:

1. Wie in der Rechnungsprüfung werden die Rechnungen übernommen, die für die Instandhaltung anfallen (z. B. Rechnungen für externe Handwerkerleistungen).
2. Die Zuordnung der internen Personalkosten zu Instandhaltungsmaßnahmen erfolgt wie in der Schnittstelle zum Personalwesen.
3. Der Verbrauch von Ersatzteilen aus dem Ersatzteillager wird vergleichbar der Schnittstelle zur Logistik in die Instandhaltung gebucht.

Immer spielt bei der Verbuchung der Instandhaltungskosten die Kostenstellennummer eine wichtige Rolle. Nur mit dieser kann über die Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Kostenrechnung ein sinnvoller Ausgleich erfolgen.

In der Praxis finden sich immer wieder 2 Problembereiche, die bei der Schnittstelle mit der Instandhaltung auftauchen. Zum einen werden oft Zeiten nicht korrekt erfasst, Kostenstellen nicht richtig angegeben. Zum anderen ist die Zuordnung der Daten zu der richtigen Abrechnungsperiode häufig nicht gegeben. Daten der Instandhaltungsarbeiten werden zu spät erfasst, die Abgrenzung offener Instandhaltungsaufträge am Periodenende erfolgt nicht. Das führt zu fehlerhaften Ergebnissen in der Kostenrechnung.