Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 2.1 Fakturierung: Erlöse, Erlösschmälerungen und Umsatzsteuer werden in die Debitorenbuchhaltung übernommen

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung entstehen. Bei jeder Ausgangsrechnung fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.

• Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist seit vielen Jahren erprobt und hat sich bewährt.

• Die in der Vergangenheit übliche Stapelverarbeitung, in der z. B. alle Fakturadaten eines Tages gesammelt und gemeinsam verarbeitet werden, ist in den modernen Softwaresystemen durch die direkte Verarbeitung der entsprechenden Daten während der Fakturierung ersetzt worden. Dadurch wird die Buchhaltung wesentlich schneller und aktueller.

  Hinweis

  Echtzeit wird wichtig

  Digitale Geschäftsmodelle wie z. B. Industrie 4.0 verlangen sofortige Reaktionen auf Veränderungen, die über die Schnittstellen in das jeweilige System gelangen. Die dabei notwendigen autonomen Entscheidungen müssen auf aktuelle Daten zugreifen können. Zeit für das Abwarten der Verarbeitung im Batch ist nicht vorhanden. Das betrifft auch die Buchhaltung, die z. B. über offene Posten äußerst aktuell Auskunft geben muss. Die Batch-Verarbeitung hat daher wesentlich an Bedeutung verloren, Echtzeit-Verarbeitung wird wichtig.

• Sinnvoll ist die Schnittstelle nur, wenn ausreichend Ausgangsrechnungen mit einfacher Logik digital erstellt werden. Handelt es sich um nur wenige, komplexe Rechnungen (z. B. für ein Bauvorhaben) kann die manuelle Erstellung der Ausgangsrechnungen und damit auch die manuelle Verbuchung wirtschaftlicher sein.
• Die Debitorenbuchhaltung muss die Ausgangsrechnungen nicht mehr manuell erfassen. Damit entfallen Fehler. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt.
• In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit der Korrektheit der notwendigen Parameter und Daten (z. B. Erlöskontenzuordnung).
• Komplexe Regeln zur Berechnung, z. B. mit Liefer- und Zahlungskonditionen, oder komplexe Vereinbarungen über die Zuordnung von Kunde, Debitor und Zahlstelle verlangen umfangreiche Definitionen.

Die Schnittstelle zwischen Fakturierung und Buchhaltung ist Standard. Wenn nicht das gleiche IT-System für die Rechnungsschreibung und das Rechnungswesen genutzt wird, erfolgt der Austausch über standardisierte Schnittstellen. Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung können auch immer mehr komplexe Rechnungen korrekt übergeben werden.