Datenaustausch: Interne digitale Schnittstellen zur Buch ... / 2 Vorteile und Probleme von Schnittstellen unterschiedlichster Unternehmensbereiche

Da es Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Fachbereichen im Unternehmen gibt, gibt es auch unterschiedlichste Möglichkeiten und Problembereiche. Inhalt und Umfang der Daten, der Zeitpunkt und die Art der Nutzung sind individuell an die Aufgabe angepasst. Daher müssen alle möglichen Bereiche separat untersucht werden.

2.1 Fakturierung: Erlöse, Erlösschmälerungen und Umsatzsteuer werden in die Debitorenbuchhaltung übernommen

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung entstehen. Bei jeder Ausgangsrechnung fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.

• Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist seit vielen Jahren erprobt und hat sich bewährt.

• Die in der Vergangenheit übliche Stapelverarbeitung, in der z. B. alle Fakturadaten eines Tages gesammelt und gemeinsam verarbeitet werden, ist in den modernen Softwaresystemen durch die direkte Verarbeitung der entsprechenden Daten während der Fakturierung ersetzt worden. Dadurch wird die Buchhaltung wesentlich schneller und aktueller.

  Hinweis

  Echtzeit wird wichtig

  Digitale Geschäftsmodelle wie z. B. Industrie 4.0 verlangen sofortige Reaktionen auf Veränderungen, die über die Schnittstellen in das jeweilige System gelangen. Die dabei notwendigen autonomen Entscheidungen müssen auf aktuelle Daten zugreifen können. Zeit für das Abwarten der Verarbeitung im Batch ist nicht vorhanden. Das betrifft auch die Buchhaltung, die z. B. über offene Posten äußerst aktuell Auskunft geben muss. Die Batch-Verarbeitung hat daher wesentlich an Bedeutung verloren, Echtzeit-Verarbeitung wird wichtig.

• Sinnvoll ist die Schnittstelle nur, wenn ausreichend Ausgangsrechnungen mit einfacher Logik digital erstellt werden. Handelt es sich um nur wenige, komplexe Rechnungen (z. B. für ein Bauvorhaben) kann die manuelle Erstellung der Ausgangsrechnungen und damit auch die manuelle Verbuchung wirtschaftlicher sein.
• Die Debitorenbuchhaltung muss die Ausgangsrechnungen nicht mehr manuell erfassen. Damit entfallen Fehler. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt.
• In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit der Korrektheit der notwendigen Parameter und Daten (z. B. Erlöskontenzuordnung).
• Komplexe Regeln zur Berechnung, z. B. mit Liefer- und Zahlungskonditionen, oder komplexe Vereinbarungen über die Zuordnung von Kunde, Debitor und Zahlstelle verlangen umfangreiche Definitionen.

Die Schnittstelle zwischen Fakturierung und Buchhaltung ist Standard. Wenn nicht das gleiche IT-System für die Rechnungsschreibung und das Rechnungswesen genutzt wird, erfolgt der Austausch über standardisierte Schnittstellen. Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung können auch immer mehr komplexe Rechnungen korrekt übergeben werden.

2.2 Rechnungsprüfung: Buchhaltung, Einkauf und Logistik sind betroffen

Die Rechnungsprüfung ist eine Aufgabe, die mehrere Schnittstellen verlangt. Außerdem spielt die Einordnung des Vorgangs in unterschiedliche Verantwortungsbereiche eine Rolle. Liegt die Verantwortung bei der Buchhaltung, dann entstehen Schnittstellen zum Einkauf und zur Logistik. Wenn nicht, gibt es nur eine Schnittstelle der Buchhaltung zur Rechnungsprüfung. Dort werden die Ergebnisse der Rechnungsprüfung, also geprüfte Rechnungen, an die Buchhaltung übergeben. Außerdem zeigt sich hier, dass Schnittstellen nicht nur eine Angelegenheit der Buchhaltung sind. Für die Abwicklung der Warenannahme müssen Daten vom Einkauf an die Logistik übergeben werden. Die Schnittstellen zur Buchhaltung zeichnen sich durch besondere Detailtiefe und notwendige Genauigkeit aus.

• Die Schnittstelle zur Rechnungsprüfung beinhaltet sowohl Informationen aus dem Einkauf als auch Daten aus der Logistik.
• In der Rechnungsprüfung wird der Aufwand zur manuellen Bearbeitung der Rechnungen eingespart.
• Die Kreditorenbuchhaltung erspart die manuelle Verbuchung der Eingangsrechnungen. Diese ergibt sich automatisch aus den digitalen Daten der Rechnungsprüfung.
• In der Praxis gibt es immer wieder Probleme in der Nutzung dieser Schnittstelle, weil die Qualität der durch den Einkauf erfassten Bestellungen nicht ausreicht. Oft fehlen Nebenkosten oder Rabattvereinbarungen, hier sind dann Nachfragen notwendig. Das behindert den Ablauf.
• Eine zusätzliche Störung des digitalen Ablaufes stellt die notwendige Genehmigung der Rechnung durch die Besteller dar. Diese erfolgt meist auf der Papierrechnung, die dann dem digitalen Ablauf bei der Schnittstelle zugeordnet werden muss.

Praxis-Tipp

Dokumente digital managen

Die Rechnungsprüfung ist ein ideales Anwendungsgebiet für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Eingangsrechnung wird gescannt, digital gespeichert und über den Workflow zur Genehmigung und Prüfung an die entsprechenden Mitarbeiter geschickt. Der digitale Versand geht schneller, die Buchhaltung behält die Kontrolle über die Dokumente, die Genehmigung der Rechnung kann auch digital erfolgen. Beste Voraussetzungen für eine über die eigentliche Schnittstellenfunktion hinausgehende Digitalisierung.

2.3 Personalwesen: Buchhaltung übernimmt Zuordnung für die Kostenrechnung

Die Verbuchung der Personalkosten ist wenig u...