Datenaustausch: Externe Schnittstellen zur Buchhaltung

Zusammenfassung

Überblick

Ein Unternehmen hat vielfältige Kontakte mit externen Stellen. Produkte werden verkauft, Rohstoffe, Material, Waren und Dienstleistungen werden eingekauft. Die Zusammenarbeit wird in der Regel dem Einkauf, dem Verkauf oder der Logistik zugeordnet. Vergessen wird dabei, dass alle Kontakte auch finanzielle Auswirkungen haben. Das führt automatisch in die Buchhaltung, die einen regen Informationsaustausch mit diesen externen Partnern pflegt. Damit ist die Buchhaltung diejenige Abteilung im Unternehmen, die mit den meisten externen Stellen Kontakt hat. Dieser Informationsaustausch geschieht immer öfter digital. Im Rahmen der so entstehenden digitalen Geschäftsmodelle werden Daten zu Rechnungen, Zahlungen, Bewertungen usw. über digitale Schnittstellen ausgetauscht. Mancher Buchhalter hat dabei jedoch noch immer ein ungutes Gefühl, weil eine schlechte Qualität der externen Daten die von ihm zu verantwortende ordnungsgemäße Buchhaltung gefährden kann. Doch digitale Schnittstellen sind beherrschbar. Das hat die weitgehende interne Nutzung bewiesen. Externe digitale Schnittstellen unterliegen besonderen Anforderungen, schaffen dafür aber ein erhebliches Potenzial an Verbesserungen in den Abläufen der Buchhaltung.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD): BMF, Schreiben v. 14.11.2014; IV A 4 – S 0316/19/10003.

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS); Verwaltungsvorschrift v. 7.11.1995; BMF IV A 8 – S 0316 – 52/95.

1 Anforderungen an externe digitale Schnittstellen

Jede neue digitale Schnittstelle zwischen der Buchhaltung und einem externen Partner benötigt Investitionen in Hard- und Software und braucht Zeit für die Schaffung und Einrichtung. Eine intensive Prüfung auf die Sinnhaftigkeit ist daher notwendig. Für externe digitale Schnittstellen in der Buchhaltung gibt es grundsätzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Ist das bei einer der folgenden Forderungen nicht möglich, muss auf die Schnittstelle verzichtet werden. Eine Vielzahl von Schnittstellen vor allem in den ERP-Systemen, die standardisiert angeboten werden, erleichtert die Nutzung digitaler Anwendungen auch in der Buchhaltung.

1.1 Wirtschaftliche Vorteile

Wie jede Investition muss auch die Schaffung einer digitalen Schnittstelle ihre Wirtschaftlichkeit beweisen. Bringt sie dem Unternehmen keinen Vorteil, kann und sollte auf die Umsetzung verzichtet werden. In der Wirtschaftlichkeitsberechnung sind die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

• Kosten der Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle muss geschaffen werden. Dazu ist immer Software notwendig, in manchen Fällen auch eine zusätzliche Hardware (wenn z. B. neue Kapazitäten geschaffen werden müssen). Außerdem sind Schnittstellen einzurichten, die Buchhalter müssen in der Nutzung unterwiesen werden. Die Standardisierung von Schnittstellen senkt deren Kosten immer weiter.
• Kosten der Nutzung: Die meisten Schnittstellen verursachen im Betrieb kaum laufende Kosten, von regelmäßigen Kontrollen einmal abgesehen. Es gibt einige Fälle, in denen für die digitalen Schnittstellen Dienstleister genutzt werden, die eine Umsetzung und/oder Verteilung der auszutauschenden Daten vornehmen. Das verursacht laufende Kosten.
• Vorteile in der Buchhaltung: Eine digitale Schnittstelle in der Buchhaltung sollte dort auch Vorteile bringen. Welche genau das sind, wird weiter unten noch erläutert.^[1] Wenn diese Vorteile qualitativ sind, muss eine realistische Umrechnung in Geldwert erfolgen.
• Vorteile in anderen Unternehmensbereichen: Wenn es in der Buchhaltung keinen ausreichend großen Nutzen gibt oder das Ergebnis sogar negativ ist, können andere Gründe trotzdem für die Schaffung der externen digitalen Schnittstelle sprechen. Ein großer Kunde könnte z. B. die digitale Ausgangsrechnung als KO-Kriterium für eine Zusammenarbeit machen, dann spielt ein Zusatzaufwand in der Buchhaltung kaum eine Rolle.

Praxis-Beispiel

XRechnung als staatlicher Standard

Seit April 2020 müssen alle Behörden von Bund und Ländern in der Lage sein, eine digitale Ausgangsrechnung im festgelegten Format (XRechnung) zu verarbeiten. Seit November 2020 müssen bei einem Auftragswert von mehr als 1.000 EUR Rechnungen an Bundesbehörden als digitale Ausgangsrechnung im Format der XRechnung gestellt werden. Ob sich diese Standardschnittstelle für Ein- und Ausgangsrechnungen auch außerhalb der Behördenkontakte durchsetzt, muss sich noch zeigen.

Wirtschaftlichkeit ist in wenigen Fällen mit einer Individuallösung zu erreichen. Die externen digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung sollten im Standard integriert sein. Das senkt nicht nur die Kosten für die Schnittstelle, es wird auch einfacher, die notwendigen Daten selbst digital zu erzeugen oder die Ergebnisse digital zu verarbeiten. Außerdem wird es einfacher, die noch folgenden Anforderungen an die Sicherheit, die Qualität und die Zuverlässigkeit zu erfüllen.

[1] S. gesonderter Abschnitt.

1.2 Sicherheit: Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen

In der Buchhaltung ...