Datenaustausch: Externe Sch... / 4.3 Kontrolle der Schnittstellen

Die Richtlinien für eine externe digitale Schnittstellen schreiben die Möglichkeit zur Kontrolle der Daten in der Schnittstelle vor. Dabei wird zunächst die Kontrolle durch die IT gewährleistet. Die Techniker können sehr detailliert die Technik prüfen (z. B. Verbindungszeiten, Belastung, Partnerwahl, Daten). So entsteht ein technisches Protokoll über die Arbeit der Schnittstelle. In der Buchhaltung wird darauf aufbauend eine Kontrolle der Ergebnisse ermöglicht. Dazu werden die ausgetauschten Informationen sehr detailliert aufgelistet. Die Prüfung erfolgt in der Regel digital mit entsprechenden Hilfsmitteln (Prüfprogramm, Excel, …).

Wenn die zeitnahe Verbuchung von Daten aus der Schnittstelle nicht notwendig ist, kann eine Datenlieferung zunächst in einen "Quarantänebereich" gespeichert werden. Dort werden individuelle Prüfprogramme eingesetzt, um Fehlerfreiheit und Plausibilität festzustellen. Dieses Vorgehen vermittelt dem Buchhalter Sicherheit, kann aber die digitalen Abläufe behindern. Darum sollte eine Quarantäne nur zu Beginn einer Nutzung und später nur im Verdachtsfall eingesetzt werden.

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