Datenaustausch: Externe Sch... / 2.6 Schnittstellen zum Staat

Der Staat bietet seinen Bürgern und Unternehmen viele Online-Dienste an. Im gewerblichen Bereich kommt es darüber hinaus immer öfter zum Zwang, digitale Schnittstellen zu nutzen, z. B. für regelmäßige statistische Meldungen oder für bestimmte Anträge. Besonders aktiv sind die Finanzbehörden, die durch immer weitergehende Vorschriften zur digitalen Kommunikation die Digitalisierung vorantreiben. Neben den Steueranmeldungen, die nur noch online erfolgen können, gibt es derzeit 3 wesentliche Bereiche, die über externe digitale Schnittstellen der Buchhaltung abgewickelt werden:

  1. Die Betriebsprüfer haben das Recht, auf die digitalen Daten einer elektronischen Buchhaltung und der relevanten Datenlieferanten (z. B. Kostenrechnung, Lagerbuchhaltung) auch digital zuzugreifen. Das geschieht entweder direkt im System oder über die Ausgabe eines Datenträgers mit den Finanzdaten, die nach einem vorgegebenen Standard strukturiert sind. Geregelt ist diese Schnittstelle in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU).
  2. Die steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland müssen bei der Abgabe der Steuererklärung die dazugehörigen Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen in digitaler Form abliefern (E-Bilanz). Dazu muss in der Schnittstelle eine Datei nach den vorgegebenen Richtlinien mit den Buchhaltungsdaten gefüllt werden. Die wichtigsten Standardprogramme für die Buchhaltung können dies, für kleine Unternehmen übernimmt der Steuerberater diese Aufgabe. Eine Aktualisierung der Schnittstelle ist laufend notwendig, da der von den Finanzbehörden verlangte Standard ständig weiterentwickelt wird.
  3. Die XRechnung ist ein Standard für den Austausch von Rechnungen in Form von Datensätzen. Die Bundes- und Landesbehörden werden verpflichtet, digitale Ausgangsrechnungen in diesem Format zu akzeptieren. Ab 2020 muss für bestimmte Rechnungen an die Bundesbehörden die Rechnungsstellung digital im Format der XRechnung erfolgen. Der Staat und vor allem die Finanzbehörden haben ein großes Interesse an den digitalen Schnittstellen zur Buchhaltung. Sie erhalten mehr Daten als in der analogen Verbindung und können diese gleich digital auswerten. Der Zwang der öffentlichen Stellen zur Einrichtung solcher externen digitalen Schnittstellen geht weiter.
 

Praxis-Tipp

Nutzen erweitern

Wenn die Finanzbehörden viele Informationen über digitale Schnittstellen erhalten wollen, muss die Buchhaltung reagieren. Es lohnt sich, diese Schnittstellen dann auch für andere externe Partner zu nutzen. So kann z. B. die E-Bilanz auch als Grundlage für den Wirtschaftsprüfer verwendet werden oder die XRechnung als digitale Ausgangsrechnung auch an Kunden außerhalb der Behörden geschickt werden.

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