Datenaustausch: Externe Sch... / 2.2 Digitale Eingangsrechnungen

Die digitale Ausgangsrechnung wird beim Rechnungsempfänger zur digitalen Eingangsrechnung. Die Kreditorenbuchhaltung kann diese über die vorhandenen digitalen Kommunikationswege erhalten.

 

Hinweis

Steuerrechtliche Vorschriften

Für digitale Eingangsrechnungen gelten einige besondere Regeln, damit sie als Dokument für den Vorsteuerabzug und die Kostenverbuchung akzeptiert werden. So muss neben einer eventuell ausgedruckten analogen Version oder der Speicherung im Dokumentenmanagementsystem (DMS) immer auch die originale digitale Datei aufbewahrt werden.

Die digitale Eingangsrechnung macht in der Buchhaltung nur dann Sinn, wenn sie auch digital weiterverarbeitet werden kann. Dazu muss eine digitale Speicherung im DMS erfolgen, PDF-Dokumente werden von OCR-Geräten gelesen und interpretiert. Werden Datensätze vom Rechnungssteller übertragen, können diese in den Programmen zur Rechnungsprüfung und der direkten Verbuchung der Eingangsrechnungen in der Buchhaltung genutzt werden.

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