Datenaustausch: Externe Sch... / 2.1 Digitale Ausgangsrechnungen

Eine immer weitere Verbreitung finden die digitalen Schnittstellen, über die Ausgangsrechnungen an die Kunden geschickt werden. Das Unternehmen spart dadurch den Druck der analogen Rechnungen und deren Versand. Die Rechnung ist schneller beim Kunden und wird dadurch eventuell auch schneller bezahlt. Das Einsparpotenzial in den Kosten auch der Buchhaltung ist groß, vor allem dann, wenn die digitale Ausgangsrechnung intern im Dokumentenmanagementsystem verwaltet wird.

Es gibt grundsätzlich 2 Möglichkeiten, eine digitale Ausgangsrechnung an den Kunden zu schicken:

  1. Die ältere Version dieser Schnittstelle nimmt das Abbild der Papierrechnung als PDF-Dokument und verschickt dieses an den Empfänger. Der Empfänger muss das digitale Dokument wie eine analoge Rechnung lesen und erfassen. OCR-Leser können bei der Interpretation helfen. Ein PDF-Dokument kann auch durch das Scannen einer Papierrechnung hergestellt werden, wodurch diese Schnittstelle relativ schnell realisiert werden kann. Verschickt wird die Datei meist als Email-Anhang über das digitale Kommunikationssystem.
  2. Für den Empfänger macht es mehr Sinn, anstelle des Abbildes der analogen Rechnung im PDF-Dokument Datensätze mit dem eigentlichen Inhalt der Rechnung zu erhalten. Aus der IT-Anwendung heraus werden diese erstellt und können beim Empfänger gleich weiter digital verarbeitet werden. Die XRechnung, die von staatlichen Stellen demnächst akzeptiert werden muss, stellen einen Standard für solche Datensätze dar.

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