Datenaustausch: Externe Sch... / 1 Anforderungen an externe digitale Schnittstellen

Jede neue digitale Schnittstelle zwischen der Buchhaltung und einem externen Partner benötigt Investitionen in Hard- und Software und verbraucht Zeit für die Schaffung und Einrichtung. Eine intensive Prüfung auf die Sinnhaftigkeit ist daher notwendig. Für externe digitale Schnittstellen in der Buchhaltung gibt es grundsätzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Ist das bei einer der folgenden Forderungen nicht möglich, muss auf die Schnittstelle verzichtet werden.

1.1 Wirtschaftliche Vorteile

Wie jede Investition muss auch die Schaffung einer digitalen Schnittstelle ihre Wirtschaftlichkeit beweisen. Bringt sie dem Unternehmen keinen Vorteil, kann und sollte auf die Umsetzung verzichtet werden. In der Wirtschaftlichkeitsberechnung sind die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

  • Kosten der Schnittstelle: Die digitale Schnittstelle muss geschaffen werden. Dazu ist immer Software notwendig, in manchen Fällen auch eine zusätzliche Hardware (wenn z. B. neue Kapazitäten geschaffen werden müssen). Außerdem ist die Schnittstellen einzurichten, die Buchhalter müssen in der Nutzung unterwiesen werden.
  • Kosten der Nutzung: Die meisten Schnittstellen verursachen im Betrieb kaum laufende Kosten, von regelmäßigen Kontrollen einmal abgesehen. Es gibt einige Fälle, in denen für die digitalen Schnittstellen Dienstleister genutzt werden, die eine Umsetzung und/oder Verteilung der auszutauschenden Daten vornehmen. Das verursacht laufende Kosten.
  • Vorteile in der Buchhaltung: Eine digitale Schnittstelle in der Buchhaltung sollte dort auch Vorteile bringen. Welche genau das sind, wird weiter unten noch erläutert. Wenn diese Vorteile qualitativ sind, muss eine realistische Umrechnung in Geldwert erfolgen.
  • Vorteile in anderen Unternehmensbereichen: Wenn es in der Buchhaltung keinen ausreichend großen Nutzen gibt oder das Ergebnis sogar negativ ist, können andere Gründe trotzdem für die Schaffung der externen digitalen Schnittstelle sprechen. Ein großer Kunde könnte z. B. die digitale Ausgangsrechnung als KO-Kriterium für eine Zusammenarbeit machen, dann spielt ein Zusatzaufwand in der Buchhaltung kaum eine Rolle.
 

Praxis-Beispiel

XRechnung als staatlicher Standard

Bis April 2020 müssen alle Behörden von Bund und Ländern in der Lage sein, eine digitale Ausgangsrechnung im festgelegten Format (XRechnung) zu verarbeiten. Ab November 2020 müssen bei einem Auftragswert von mehr als 1.000 EUR Rechnungen an Bundesbehörden als digitale Ausgangsrechnung im Format der XRechnung gestellt werden. Dann muss die Buchhaltung einen Weg haben, diese externe digitale Schnittstelle zu bedienen.

Wirtschaftlichkeit ist in wenigen Fällen mit einer Individuallösung zu erreichen. Die externen digitalen Schnittstellen in der Buchhaltung sollten im Standard integriert sein. Das senkt nicht nur die Kosten für die Schnittstelle, es wird auch einfacher, die notwendigen Daten selbst digital zu erzeugen oder die Ergebnisse digital zu verarbeiten. Außerdem wird es einfacher, die noch folgenden Anforderungen an die Sicherheit, die Qualität und die Zuverlässigkeit zu erfüllen.

1.2 Sicherheit: Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen

In der Buchhaltung werden sensible Daten verarbeitet und gespeichert. Schon immer wurden Anstrengungen unternommen, diese Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Das war mit geringem Aufwand möglich, solange die Buchhaltung auch digital nicht in andere Abläufe eingebunden war. Mit der engen Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen im Unternehmen, z. B. als integrierter Teil eines ERP-Systems, und den damit verbundenen internen digitalen Schnittstellen wurde diese Aufgabe komplexer. Wird das Buchhaltungssystem digital mit externen Partnern eng verbunden, erhöht sich die Gefahr weiter. Es entstehen neue Tore in das System, über die digitale Angriffe auf die Daten der Buchhaltung aber auch des gesamten Unternehmens erfolgen können.

Die Forderung für externe digitale Schnittstellen ist demnach die absolute Sicherheit vor einen Missbrauch. Das ist mit bekannten und vielfach bewährten technischen Vorkehrungen möglich:

  • Berechtigungssysteme regeln die Zugriffe auf die Schnittstellen,
  • Verschlüsselung schützt Daten vor der Kenntnisnahme durch Dritte.
  • VPN-Tunnel schützen die digitale Kommunikation über die Schnittstellen.

Solche Mittel sind immer nur so gut, wie der Mensch sie auch einsetzt. Gerade in der Buchhaltung ist die kompromisslose Anwendung der Schutzvorkehrungen notwendig. Dies ist zu kontrollieren.

1.3 Qualität der Daten die über externe Schnittstellen eingehen sichern

Über externe digitale Schnittstellen verschickt die Buchhaltung Daten an Partner außerhalb des Unternehmens. Gleichzeitig erhält sie von diesen digitale Daten, die ebenso digital weiterverarbeitet werden. Die Qualität der Arbeitsergebnisse in der Buchhaltung basiert auf der Qualität der eingesetzten Daten. Damit bestimmt der externe Partner, wie exakt und fehlerfrei die Buchhaltung arbeitet. Die Forderung nach einer besonders hohen Qualität der Daten, die über externe digitale Schnittstellen in die Buchhaltung kommen, ist berechtigt.

Probleme mit der Datenqualität der Schnittstellen lassen sich nie vollständig verhinder...

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