Das IGC Controlling-Prozessmodell 2.0 / 2.6 Analytics in Controllingprozessen

Durch die in den letzten Jahren gestiegenen Möglichkeiten der IT ist eine punktuelle oder umfassende IT-Unterstützung der Prozesse möglich, was im Controlling-Prozessmodell 2.0 durch die verbindende "Schicht" der Analytics verdeutlicht wird. Je nach Unternehmen, Geschäfts-, Führungs- oder Steuerungsmodell können analytische Unterstützungen punktuell oder umfassend eingesetzt werden. So können "Business Analytics" im Rahmen der Zielfestlegung genutzt werden, um durch Markt- und Wettbewerbsanalysen die Zielfestlegung systematisch zu unterstützen oder gar weitgehend zu automatisieren und dynamisieren. Im Bereich der Planung kann durch "Forecast Analytics" eine Automatisierung der Prognoseerstellung erfolgen. Im Bereich der Steuerung finden sich zunehmend "Simulation Analytics", d. h. eine durch Szenario- und Simulationsmodelle unterstützte dynamische Auseinandersetzung mit möglichen zukünftigen Entwicklungen, die den Entscheidungs- und Steuerungsprozess verbessern. Entsprechend wird im vorliegenden Buch die Sichtweise von Analytics als Teil der Controllingprozesse vertreten – und nicht von Analytics als eigenem Prozess.

Handlungsbedarf in Planung und Reporting

Bei zentralen Controllingprozessen wie Planung und Reporting besteht in vielen Unternehmen großer Handlungsbedarf. Die Planungsinstrumente liefern qualitativ gute Ergebnisse, der dafür notwendige Ressourceneinsatz wird aber stark kritisiert. Gleiches gilt vielfach für das Berichtswesen. Ein wesentlicher Grund für den massiven Personaleinsatz liegt in der nach wie vor unzureichenden Automatisierung dieser Prozesse. So wird als wichtigste Optimierung sowohl in der Planung als auch im Reporting eine verbesserte IT-Unterstützung gesehen. In der Planung bestehen zudem 2 weitere große Probleme: Inhaltlich betrachtet sind die meisten Unternehmen noch immer nicht in der Lage, GuV, Bilanz und Cashflow integriert zu planen. Die Unternehmen verfügen daher über kein vollständiges Bild der Ertrags-, Vermögens- und Finanzsituation bzw. -entwicklung. Gerade große Unternehmen und Konzerne haben zusätzlich das Problem, dass kein echtes Prozessmanagement der Planung möglich ist. Es steigt daher die Nachfrage nach einer Workflow-Unterstützung, um zentrale und dezentrale Aktivitäten in der Planung besser überwachen und steuern zu können. Ergänzend dazu leiden Controller im Reporting häufig darunter, dass die eingesetzten Tools nicht in der Lage sind, ein State-of-the-Art Information Design umzusetzen und somit oft noch immer MS Excel für die "last mile" zum Adressaten eingesetzt wird.

Nutzen von Controllingtools

Da sich die Controllerorganisation auch in der Schere zwischen notwendiger Leistungssteigerung, z. B. einer Forcierung des Business Partnering und einem zunehmenden Kosten- bzw. Produktivitätsdruck, befindet, muss die Toolunterstützung und Automatisierung von Controllingprozessen einen wichtigen Beitrag leisten. Ein forcierter Software-Einsatz und die Automatisierung in Controllingprozessen können folgende konkrete Nutzen stiften:

• Entlastung der Controller-Organisation von operativen Tätigkeiten und Schaffung von mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten,
• Reduktion manueller Tätigkeiten und Steigerung der Datenqualität,
• Beschleunigung von Prozessen und Ermöglichen zeitnäherer Entscheidungen,
• Schaffung einer "Single Source of Truth" und damit einer offiziellen Datenquelle für autorisiertes Reporting sowie
• verbesserte Dokumentation und erhöhte Revisionssicherheit.

Software-Anforderungen

Diese Nutzen werden über Optimierungsmaßnahmen in den jeweiligen Controllingprozessen erreicht. Dies bedeutet aber auch, dass Software-Tools und Analytics prozessspezifische Anforderungen erfüllen müssen. Da sich diese Anforderungen unterscheiden, wird es in vielen Fällen nicht möglich sein, diese Optimierungen durch ein zentrales Tool zu realisieren. Der Softwaremarkt lässt sich daher auch in unterschiedliche Anwendungsgebiete segmentieren (vgl. Abb. 7):

Abb. 7: Typische Anforderungen an Controllingtools

Strukturierte Software-Auswahl

Die Unternehmen müssen, um Controllingprozesse nachhaltig weiter zu entwickeln, konkrete Anforderungen formulieren und die verfügbaren Lösungen strukturiert evaluieren. Durch ein stufenweises und erprobtes Vorgehensmodell wird die Komplexität des Auswahlvorgangs reduziert und die Wahl der optimalen Software sichergestellt (vgl. Abb. 8).

Abb. 8: Vorgehensmodell Software-Auswahl

Business-Intelligence-Trends

Neben den o. a. "klassischen" Anforderungen lassen sich folgende Trends im Business-Intelligence-Umfeld erkennen:

"Self-Service BI"

Mit "Self-Service BI" ist es dem Fach- und Endanwender möglich, ohne Einbindung der IT-Abteilung bzw. eines Business-Intelligence (BI)-Experten und der Controller auf Unternehmensdaten zuzugreifen und diese anzuzeigen, auszuwerten, anzureichern oder zu modifizieren. Die Vorteile hierbei liegen im schnelleren Zugriff auf Daten und Informationen sowie der schnelleren Entscheidungsfindung des Adressaten. Die hierdurch entstehende Flexibil...