Controlling-Prozesskennzahlen / 4.5.3 Zeitnähe und Termintreue

IGC-Tipp: Zeitnahe Erstellung

Ergebnisse der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung stellen Teile des Standard-Reportings dar und unterliegen daher dem Zeitdruck des Reportings. Eine zeitnahe kalkulatorische Abrechnung und Erstellung der Ergebnisse im Zuge des Periodenabschlusses sind daher notwendig.

KPI "Durchlaufzeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (Fertigstellung Periodenabschluss externes Rechnungswesen) bis Ende (Vorlage KORE-Bericht)	AT

Interpretationshinweis:

Die Handlungsfähigkeit des Managements steigt durch zeitnahe Bereitstellung von Kosten-/Ergebnisrechnungsreports. Es wird angenommen, dass eine Beschleunigung ohne Qualitätsverlust möglich ist (z. B. durch Reduktion von Liege-/Leerzeiten). Um wesentliche Beschleunigungen zu erzielen, sind Vorsysteme (z. B. Betriebsdatenerfassung) in die Optimierung einzubeziehen.

IGC-Tipp: Schnelle Verfügbarkeit

Neben dem monatlichen Standard-Abrechnungsprozedere ist auch die schnelle Verfügbarkeit anlassbezogener Kalkulationen wichtig.

KPI "Reaktionszeit"

Berechnung	Einheit
Arbeitstage von Start (Anforderung) bis Ende (Vorlage Kalkulation)	AT

Interpretationshinweis:

Je schneller Kalkulationsergebnisse vorliegen, desto höher ist die Nutzbarkeit der Kostenrechnung im operativen Geschäft. Um Kalkulationen zeitnah erstellen zu können, müssen die Daten aus Vorsystemen rechtzeitig verfügbar sein.

Praxis-Tipp

Empfehlungen zur Kosten- und Ergebnisrechnung

… zur Steigerung der Prozessqualität:

• Vor- und Nachkalkulationen sollten organisatorisch verbindlich gemacht werden ("kein Geschäft ohne Kalkulation").
• Vorgaben und Vorlagen für Kalkulationen sind, so weit möglich, zu standardisieren.
• Kalkulationsansätze (z. B. Leistungsstunden, Einstandspreise, Zinssätze) sind aktuell zu halten.
• Ein Unterscheiden in "beeinflussbare" und "nicht beeinflussbare" Kostenarten der jeweiligen Managementebene unterstützt eine Verantwortungsübernahme für wirtschaftliche Ergebnisse.
• Das externe Rechnungswesen muss periodenreine Ergebnisse zur Verfügung stellen, um die Daten unverändert für Controlling verwenden zu können.

… zur Verbesserung von Zeitnähe und Termintreue:

• Interne Leistungsverrechnungen sind zeitkritisch. Der Prozess kann beschleunigt werden, wenn eine inhaltliche Abstimmung erst nach der Buchung erfolgt und allfällige nötige Korrekturen in der Folgeperiode vorgenommen werden.
• Zeitaufzeichnungen sind à jour zu führen.
• Werte- und Mengenflüsse sind in einem ERP-System integriert abzubilden.

… zur Optimierung der Prozesskosten:

• Eine auf Kontierungsobjekte bezogene ABC-Analyse bietet sich zur Plausibilisierung des Detaillierungsniveaus an.
• Umlagen sollten weitestgehend automatisiert werden.