Compliance für den Vertrieb... / 3.8 Auswahl und Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern

Problem: Angesichts der zunehmenden Kontrolldichte und Entdeckungsgefahr für korruptive Aktivitäten liegt es nahe, Korruption auf selbständige Vertriebspartner "outzusourcen". Das gilt insbesondere für Kunden und Vertriebspartner in einem korruptionsgefährdeten Umfeld. Entsprechende Methoden stehen heute im besonderen Interesse der Behörden und haben zur Verschärfung der Organisations- und Aufsichtspflichten zur Verhinderung von Korruption geführt.

Lösungsvorschlag: Grundsätze für die Auswahl und Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern beachten.

 
Thema Rechtliche Vorgaben – Problem- oder Fragestellung – Lösungsvorschlag
Vertriebsstandardprozess und Compliance-bezogene Geschäftspartner – Due Diligence

Problem: Welche Themen sollten bei der Ausgestaltung geschäftspartnerbezogener Sorgfaltspflichten im Rahmen des "Vertriebseigenen" Auswahlprozesses und welche in besonderen Compliance-Prüfverfahren angesprochen werden?

Lösungsvorschlag:

  • Unterscheidung zwischen Standardprozessen für den Normalfall und Prüfverfahren für Sachverhalte mit erhöhten Compliance-Risiken.
  • Standardprozesse sollten in der fachlichen Verantwortung der jeweils fachlich zuständigen Abteilung liegen und gegebenenfalls mit Compliance-bezogenen Fragen ergänzt werden.
  • Anderenfalls droht, dass funktionsbezogenen Standardverfahren unter Compliance-Gesichtspunkten ohne Not überbelastet werden.
  • Zugleich dann Gefahr, dass bei erhöhtem Risiko die erforderlichen Sorgfaltsmaßnahmen nicht mit der nötigen Tiefenschärfe erfolgen.
  • Situationen mit erhöhtem Compliance-Risiko sollten von der Compliance-Funktion geprüft werden, gegebenenfalls auch mit eigenen Recherchen.
  • Bei der Auswahl von Vertriebspartnern geht es in der Regel um Standardprozesse.
  • Standardprozesse im Vertrieb decken ab: Leistungsfähigkeit, finanzielle Stabilität, Beteiligungsverhältnisse, Angemessenheit der vereinbarten Konditionen, Qualitätssicherung, Internetrecherche über Korruptionsvorfälle in Bezug auf den Vertriebspartner oder Wettbewerber).
  • Bei Vertriebspartnern in einem Korruptionshochrisikoumfeld oder mit erhöhtem Korruptionsrisiko (bei TI CPI Score < 50; jedenfalls bei < 40) sollte die Vertriebspartner-Due-Diligence in Compliance eigener Verantwortung erfolgen. Gegebenenfalls sind dann auch Prüfungen vor Ort erforderlich.
Anerkennung von Compliance-Regeln und Verhaltenskodex

Fragestellung: Soll von dem Vertriebspartner verlangt werden, dass dieser die Verhaltensgrundsätze und/oder Compliance-Regeln des Kunden anerkennen und anwenden soll?

Lösungsvorschlag:

  • Nein, das geht zu weit und ist nicht erforderlich: Wer solche Forderungen uneingeschränkt anerkennt, wirft eher Zweifel an der Ernsthaftigkeit seiner vertraglichen Zusagen auf. Ausreichend, dass Vertriebspartner die Verhaltensgrundsätze zur Kenntnis nehmen und erklären, dass sie ihr geschäftliches Verhalten an den gleichen Grundsätzen ausrichten.
  • Sinn macht die Frage nach dem eigenen Compliance-Management-System oder wenigstens Verhaltenskodex. Das kann von Vertriebspartnern für international tätige Unternehmen erwartet werden.
Integritätsklauseln

Fragestellung: Einige Unternehmen sehen die Vereinbarung sogenannter Integritätsklauseln vor. Der Geschäftspartner erklärt dann etwa, dass er im Zusammenhang mit Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen keine gesetzeswidrigen oder unlauteren Verhaltensweisen anwenden wird und dies auch von seinen Zulieferern verlangt.

Lösungsvorschlag:

  • In der Kurzform vielleicht ein gut gemeinter Gedankenanstoß, dürfte im Ernstfall aber nicht als Beitrag zur Erfüllung Geschäftspartner bezogenen Sorgfaltspflichten bewertet werden.
  • Bei USA Kontext übliche Anti-Korruptionsklauseln enthalten detaillierte tatsächliche Zusicherungen, die eine persönliche Zurechenbarkeit der Erklärenden herstellen.
Compliance-Schulung Zunehmend im Trend: Wer verlangt, dass seine Vertriebs- und Geschäftspartner an Compliance-Schulungen teilnehmen oder diesen selbst Compliance-Informationen zur Verfügung stellt, handelt sinnvoll und kann gegebenenfalls aktives Bemühen zeigen.
Prüfrechte Entgeltverwendung US-Anti-Korruptionsstandards sehen die Vereinbarung von Auditrechten bei Geschäftspartnern vor, um zu prüfen, ob Entgeltleistungen möglicherweise für Bestechungszahlungen verwendet worden sind. Nur im Anwendungsbereich des U.S. Foreign Corrupt Practices Act notwendig. Ansonsten kein herrschender Standard.
Provisionen oder Handelsspannen

Problem: Provisionen oder Handelsspannen dürfen nicht so hoch sein, dass ortsübliche Bestechungszahlungen von vornherein eingepreist sind.

Lösung: Auf marktübliche Konditionen achten. Besondere Vorsicht bei Kunden- oder projektbezogenen Sonderkonditionen oder erhöhten Konditionen wegen besonderen Vertriebsaufwands.

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