Problem: Wer nicht zu Lasten der eigenen Privattasche bestechen will, muss im Unternehmen Gelder oder geldwerte Dienstleistungen schaffen, die im Detail der Rechnungswesen- und Verwendungskontrolle entzogen sind und so für verdeckte Bestechungszahlungen verwendet werden können. Damit solche Zahlungen nicht auffallen, müssen sie über die im Unternehmen ordnungsgemäß vorgesehenen Zahlungswege oder Verwendungsmodalitäten abgewickelt werden können.

Lösungsvorschlag: Sofern Bestechungshandlungen im oder für das Unternehmen sich auf Einzelfälle beschränken, führt die "prozesskonforme" Beschaffung und Abwicklung von Bestechungsgeldern im Vergleich zu rechtskonformen Normalvorfällen zu Auffälligkeiten und Ungenauigkeiten, die im Rechnungswesen, Vertriebscontrolling oder Zahlungsverkehr erfasst und zur Verhinderung von Korruption verwendet werden können. Wiederholte Bestechungsvorfälle sollten dabei zu Mustern führen, die vom Normalfall abweichen. Die folgenden Stichworte geben hierzu weitere Hinweise neben den "Indikatoren für erhöhtes Korruptionsrisiko" und den Ausführungen unter "Bestechungswege":

 
Thema Rechtliche Vorgaben – Problem- oder Fragestellung – Lösungsvorschlag
Bargeld

Problem: Bargeld sollte in einem Unternehmen nur für kleinere Zahlungen und Beschaffungsvorgänge des täglichen Bedarfs eingesetzt werden. Bargeldkassen dürfen ein begrenztes Umsatzvolumen nicht überschreiten

Lösungsvorschlag: Falls nicht schon vorhanden, enge Limits für Bargeldkassen und Bargeldverwendung setzen. Bargeldvorgänge in den Prüfplan des internen Kontrollsystems, der Revision oder von Compliance aufnehmen.
Kulanzleistungen und Ersatzteillieferungen

Problem: Kulanzleistungen, d. h. Beratungs- und Serviceleistungen oder Ersatzteillieferungen ohne rechtliche Verpflichtung, sind ein Teil der normalen Kundenpflege. Übermäßige Ersatzteillieferungen oder der Einsatz von Serviceleistungen für private Zwecke können allerdings zu Korruption dienen.

Lösungsvorschlag: Im Vertriebscontrolling oder bei der Kundenbetreuung nach Geschäftsabschluss ungewöhnlich hohe Kulanz- und Serviceleistungen beachten, insbesondere bei Kunden aus einem korruptionsgefährdeten Umfeld.
Marketing und Incentive-Aktionen

Problem: Marketing- und Incentive-Aktionen werden aus guten Gründen oftmals zentral angestoßen und dann vom Vertrieb oder der Kundenbetreuung dezentral im eigenen Ermessen ausgeführt. Mit der Möglichkeit zu Preisnachlässen, kostenlosen Serviceleistungen oder Honoraren für vertriebsunterstützende Aktivitäten, können so schwarze Kassen für Bestechungsgelder geschaffen werden oder auch zur eigenen Bereicherung.

Lösungsvorschlag: Dezentrale Entscheidungen über die Durchführung von Marketing- und Incentive-Maßnahmen, die durch deren zentrale Abwicklung unterstützt werden. Wenn nicht, die Durchführung von Marketingmaßnahmen und Incentive-Aktionen in den Prüfplan des internen Kontrollsystems, der Revision oder von Compliance aufnehmen.
Scheinrechnungen

Problem: Rechnungen für nicht erbrachte Beratungs- oder Dienstleistungen oder Lieferungen dienen zur "ordnungsgemäßen" Abbildung von Bestechungsvorgängen im Unternehmen. Um eine Überprüfung zu erschweren, werden solche Rechnungen häufig unbestimmt ausgestellt oder für Kreditoren im Ausland. Es kommt auch vor, dass Rechnungssteller mit ähnlichen Namen wie bereits bestehende Kreditoren verwendet werden, damit sie bei der Kreditorenprüfung "durchrutschen".

Lösungsvorschlag:

  • Bei der Rechnungsfreigabe durch den Fachverantwortlichen auf Rechnungssteller und inhaltliche Nachvollziehbarkeit der Rechnung achten.
  • Orientierung an den umsatzsteuerlichen Anforderungen Rechnungen ab 250 EUR müssen nach dem Umsatzsteuergesetzt folgende Angaben enthalten:

    • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers,
    • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer,
    • Ausstellungsdatum der Rechnung,
    • Fortlaufende Rechnungsnummer,
    • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung,
    • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung,
    • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt,
    • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts,
    • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung,
    • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers.
  • Neu aufgenommene Adressen prüfen, insbesondere wenn Beratungs-, Ingenieur- oder Marketingunternehmen, Namensähnlichkeit mit vorhandenen Kreditoren. Gegebenenfalls Beratung über IT- unterstützte Analysen sinnvoll (z. B. Bedforsche Zahl).
  • Besondere Aufmerksamkeit bei Rechnungen für Beratungs-, Ingenieur-, Marketingleistungen oder Lizenzzahlungen aus dem Ausland (auch regelmäßig Gegenstand der steuerlichen Betriebsprüfung).

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