BWA-Analyse als Frühwarnsystem: So kontrollieren Sie monatlich Erlöse und Kosten

Zusammenfassung

Überblick

Die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) spiegelt Ihre Unternehmensdaten in komprimierter Form wider. Mit ihrer Hilfe können Sie kurzfristig die Erlös- und Kostensituation Ihres Betriebes ersehen. Um die BWA richtig lesen und interpretieren zu können, sind einige grundlegende Kenntnisse notwendig, die wir Ihnen im Rahmen des vorliegenden Beitrags vermitteln möchten. Darüber hinaus ist die BWA ein wesentliches, kurzfristiges Instrument für Ihr laufendes Controlling, das auch von den Kreditinstituten im Rahmen Ihres Ratings verstärkt gefordert wird.

Unser Excel-Tool BWA-Analyse ^[1] unterstützt Sie bei der Analyse der monatlichen BWA-Daten durch eine Relationenübersicht, in der Sie auf einen Blick erkennen können, ob es Positionen gibt, die sich bezüglich des Gesamtergebnisses positiv oder negativ entwickeln, sowie durch ein interaktives Diagramm, bei dem Sie sich per Mausklick jede beliebige Kombination von Datenreihen bzw. -entwicklungen anschauen können.

[1]

s. Arbeitshilfe "BWA-Analyse"

1 Funktion der BWA

In jedem Unternehmen entsteht Zahlenmaterial durch Belege wie z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen. Diese werden in der Finanzbuchhaltung (FIBU) erfasst und systematisch gegliedert. Gehälter werden bei den Personalkosten gebucht, Tankbelege bei den Kfz-Kosten usw. Die FIBU wird entweder intern oder von einem Steuerberater erstellt.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine strukturierte Zusammenfassung der Daten aus der FIBU ohne Bewertung. Das heißt, es liegt das reine Ergebnis aus der Buchführung vor, egal wie vollständig oder unvollständig, zeitnah oder verzögert es auch immer ist.

Bei derartigen ungeprüften Informationen entstehen Vor- und Nachteile. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass die Zahlen, im Gegensatz zur Bilanz, nicht bewertet, also gegebenenfalls "verwässert'" sind. Sie zeigen somit das tatsächliche Finanzgeschehen im Unternehmen. Ein weiterer Vorteil ist die zeitnahe Darstellung des Kapitalflusses und der Entwicklung der Liquidität (s. Abb. 1). Als Nachteile wären primär zu nennen:

• Es liegt ggf. keine Prüfung der Daten durch eine dritte Person (z. B. Steuerberater) vor. Wurden Fehler bei der Buchung gemacht, Belege vergessen oder Ähnliches, werden diese in die BWA übernommen.
• Gebucht wird der Wareneinkauf, d. h. der Wareneinsatz ist nicht ersichtlich. Dies könnte erst über die (laufenden) Inventur(en) oder über ein Warenwirtschaftssystem ermittelt werden, bei dem jede Warenbewegung unmittelbar erfasst und somit der Lagerbestand abgegrenzt werden kann.
• Fehlende oder nicht korrekte Bestandsveränderungen durch bereits erbrachte, aber noch nicht in Rechnung gestellte Leistungen.

Werthaltigkeit der BWA

Unternehmerentscheidungen müssen möglichst zeitnah getroffen werden. Die Analyse der traditionellen Jahresabschlussunterlagen, wie Bilanz und GuV (Gewinn- und Verlustrechnung), reicht oft nicht aus, da zwischen dem Zeitpunkt der Bilanzfälligkeit und ihrer Erstellung nicht selten 12 bis 18 Monate liegen. Zudem gibt es Spielräume bilanzpolitischer Bewertungen (Werthaltigkeit von Forderungen, Verbindlichkeiten, Lagerbeständen usw.), sodass die Aussagekraft im Einzelfall gering sein kann. Die BWA schließt diese Lücke zu einem erheblichen Teil.

Abb. 1: Die BWA im Umfeld der Finanzbuchhaltung

2 Aufbau der BWA

Grundsätzlich gibt es 3 Möglichkeiten der Darstellung einer BWA:

• DATEV-BWA: Eine von der Firma DATEV eG erstellte EDV-Auswertung, die ihre Daten von der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens bzw. von dessen Steuerberater bezieht.
• Steuerberater-BWA: Der Steuerberater erstellt aufgrund eigener Software oder eigengenutzter Fremdprogramme die betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
• Interne Firmen-BWA: Je nach Firmengröße wird die Finanzbuchhaltung im Unternehmen selbst durchgeführt. Die dargestellten Ergebnisse werden über die eigene Software in Form einer Gegenüberstellung zwischen Einnahmen (Umsätze bzw. Erträge) und Ausgaben (Aufwendungen bzw. Kosten) aufbereitet.

Bei den 3 vorgenannten Möglichkeiten tauchen naturgemäß Unterschiede in der Darstellung auf. Diese sind jedoch nur formaler Art. Die meisten Hersteller derartiger Softwareprogramme lehnen sich bezüglich der äußeren Form an die Gestaltung der DATEV-BWA (s. Abb. 2) an.

Es ist allerdings anzumerken, dass die äußere Form der BWA deutlich freier ist als diejenige der GuV (insbesondere im Rahmen der Bilanz). Näheres regelt der § 275 HGB.

Abb. 2: Die erste Seite einer DATEV-BWA nach dem Standardkontenrahmen 04 (SKR 4)

Exkurs: Der SKR als Orientierungshilfe in der BWA

SKR steht für Standardkontenrahmen und stellt die organisatorische Grundlage für die Gliederung und Orientierung dar. Von den bestehenden 18 Versionen werden hauptsächlich der SKR 03 und der SKR 04 eingesetzt. Der SKR 04 entspricht der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Bilanzrichtliniengesetz. In der Tabelle 1 sehen Sie den Aufbau dieses Standardkontenrahmens.

Kontenklasse/ Kontengruppe	Inhalt
0	Anlagevermögen
1	Umlaufvermögen
2	Eigenkapital
3	Fremdkapital
4	Betriebliche Erträge
5	Betriebliche Aufwendungen (Ma...