Business Cases: Aufbau und Dokumentation überzeugender E ... / 6 Genehmigungschancen erhöhen

Egal, wie umsichtig Sie Ihren Business Case auch ausgearbeitet haben, es gibt eine Vielzahl von Fettnäpfen und Stolperfallen zu umgehen. Die im Folgenden aufgelisteten zehn sollen Sie davon abhalten, "klassische Fehler" zu begehen:

1. Die Ziel-/Auftragsklärung war mangelhaft oder nicht vorhanden. Das bedeutet, dass Sie das zu lösende Auftraggeberproblem nicht verstanden haben und den Business Case am Bedarf des Auftraggebers vorbei entwickeln.
2. Fehler im Zahlenwerk des Ertragsmodells. Ein Rechenfehler ist ein objektiver Fehler, der auf Ihre komplette Ausarbeitung ausstrahlt. Eine fehlerhafte Rechnung bedeutet für den Auftraggeber eine fehlerhafte Entscheidungsvorlage!
3. Erträge, Kosten und Einsparungen sind nicht hergeleitet und können nicht vorgerechnet werden. Sie müssen die Zahlungsströme in zwei bis drei Rechenschritten transparent darstellen können!
4. Die für das Ertragsmodell zugrunde liegenden Annahmen können nicht begründet werden. Geben Sie Quellen für Ihre Prämissen an!
5. Sie haben unbekannte oder unseriöse Quellen genutzt. Nutzen Sie die Studienergebnisse und Daten der großen und renommierten Institute!
6. Sie haben überhaupt kein oder kein ausreichendes Stakeholder-Management betrieben. Wundern Sie sich nicht, wenn später betroffene Fachbereichsleiter in der Präsentation Ihre Zahlen, Daten, Fakten anzweifeln. Ziehen Sie sie im Vorfeld in Vier-Augen-Gesprächen auf Ihre Seite!
7. Der Finanzer/Controller trifft den Techniker, der IT-Spezialist den Marketer – jeder in seiner Fachsprache. Vermeiden Sie unbedingt Fachchinesisch. Spielen Sie die "Sendung mit der Maus" – versuchen Sie die Entscheidungsvorlage so verständlich wie möglich zu formulieren!
8. Sie haben zu viele technische Details ausgearbeitet und sich zu wenig auf den Nutzen konzentriert. Der Auftraggeber ist nicht an vermeintlich harten technischen Fakten wie Auslastung, Standardisierung, Durchlaufzeiten und Ähnlichem interessiert, sondern will wissen, welche Wertsteigerung er für die eingesetzten Investitionsmittel erhält!
9. Sie haben zwar den Nutzen Ihres Vorhabens herausgearbeitet, können diesen aber nicht monetär darstellen. Entwickeln Sie Kalkulationen, um die aus den Nutzenfaktoren generierenden Umsatzsteigerungen und/oder Kostensenkungen zu belegen!
10. Ihre schriftliche Präsentation ist perfekt ausgearbeitet, Sie haben sich aber nicht auf die 95 % der vorhersehbaren Nachfragen bzw. Fragen in der Präsentation vorbereitet. Es gibt immer einen, der bei Markt-Cases fragt, ob bei Änderungen der Projektrahmenbedingungen die Umsatz- und Ertragseffekte nicht früher und deutlich höher ausfallen können. Es gibt bei Infrastruktur-Cases immer einen, der fragt, wie die Amortisationsdauer halbiert und die Einsparungen dafür verdoppelt werden können.

Aber jetzt: Viel Erfolg bei der Ausarbeitung Ihres Business Cases und der Präsentation Ihrer Entscheidungsvorlage!