Von der Buchführungspflicht generell ausgenommen sind Steuerpflichtige, die Einkünfte aus selbstständiger Arbeit nach § 18 EStG erzielen. Keine Buchführungspflicht besteht außerdem für Partnerschaftsgesellschaften, da diese kein Handelsgewerbe betreiben.

 
Praxis-Tipp

Freiwillige Buchführung

Auch wenn keine Buchführungspflicht besteht, kann es sinnvoll sein, freiwillig zur Buchführung überzugehen. Das kann sich zum einen bei der Prüfung der Kreditwürdigkeit positiv auswirken. Zum anderen dürfen Einzelunternehmer und Personengesellschaften eine steuerbegünstigte Gewinnrücklage nach § 34a EStG nur dann bilden, wenn sie ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln.

Das Fehlen der Buchführungspflicht bedeutet jedoch nicht, dass keine Aufzeichnungen geführt werden müssen. Vielmehr ist eine Vielzahl von Einzelvorschriften zu beachten, die ebenso für buchführungspflichtige Unternehmen gelten, sofern sich diese Aufzeichnungen bei ihnen nicht aus der Buchführung ergeben:

  • Aus § 22 UStG ergibt sich z. B. eine Aufzeichnungspflicht für Betriebseinnahmen und Entnahmen,[1] die letztlich auch ertragsteuerlich gilt.[2] Außerdem sind die in dieser Vorschrift genannten besonderen umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten zu beachten. Weitere umsatzsteuerliche Sonderaufzeichnungen sind bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen nach § 6 UStG sowie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen nach § 6a UStG zu befolgen, da andernfalls die Steuerfreiheit versagt werden kann.
  • Aus dem allgemeinen Mitwirkungsgrundsatz des § 90 AO lässt sich die Aufzeichnungspflicht für Betriebsausgaben ableiten.
  • Gesonderte Aufzeichnungspflichten bestehen nach § 4 Abs. 7 EStG für beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben, z. B. Geschenke und Bewirtungskosten.
  • Für Zwecke des Schuldzinsenabzugs sind Einlagen und Entnahmen nach § 4 Abs. 4a Satz 6 EStG gesondert aufzuzeichnen.
  • § 4 Abs. 3 Satz 4 EStG fordert ein laufend zu führendes Verzeichnis der nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, aus dem sich der Tag der Anschaffung oder Herstellung sowie die Anschaffungs- oder Herstellungskosten ergeben.
  • Entsprechende Aufzeichnungen sind zu führen für Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, des Umlaufvermögens, sofern es sich um Anteile an Kapitalgesellschaften, um Wertpapiere und vergleichbare verbriefte Forderungen und Rechte, um Grund und Boden sowie um Gebäude handelt.
  • Werden Wirtschaftsgüter in eine in der EU belegene ausländische Betriebsstätte überführt, kann die sofortige Besteuerung eines Veräußerungsgewinns dadurch verhindert werden, dass ein Ausgleichsposten nach § 4g EStG gebildet wird. Die betroffenen Wirtschaftsgüter müssen nach Abs. 4 Satz 2 der Vorschrift in ein laufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen werden. Außerdem sind Aufzeichnungen zu führen, aus denen sich die Bildung des Ausgleichspostens und dessen Auflösung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 5 Jahren ergibt. Diese Unterlagen müssen jeweils der Steuererklärung beigefügt werden.
  • Wurden stille Reserven auf Reinvestitionsobjekte übertragen, sind die Aufzeichnungspflichten nach § 6c Abs. 2 EStG zu beachten.
  • Gesonderte Aufzeichnungen über den Wareneingang nach § 143 AO haben alle Gewerbetreibenden, so auch Apotheker,[3] zu führen, den Warenausgang haben dagegen nur gewerbliche Großhändler sowie buchführungspflichtige Land- und Forstwirte nach § 144 AO aufzuzeichnen. Verfügt ein Apotheker über ein modernes PC-Kassensystem, das alle Kassenvorgänge einzeln aufzeichnet und speichert, muss er auch den Warenverkauf einzeln aufzeichnen.[4]
  • Gesonderte Aufzeichnungspflichten beim Einsatz von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen und Registrierkassen regelt § 146a AO. Die Verletzung dieser Pflichten führt zu einer Steuergefährdung nach § 379 AO, die mit einem Bußgeld bis zu 25.000 EUR geahndet werden kann, sofern nicht gar eine leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt, bei der eine Geldbuße bis zu 50.000 EUR droht.
  • Steuerpflichtige, die Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen im Ausland unterhalten, sind nach § 90 Abs. 3 AO dazu verpflichtet, Aufzeichnungen über Art und Inhalt dieser Geschäftsbeziehungen zu erstellen. Hierunter fällt auch die Pflicht zur Aufzeichnung der wirtschaftlichen und rechtlichen Grundlagen, aus denen sich ergibt, dass mit der nahestehenden Person vereinbarte Preise einem Fremdvergleich standhalten. Entsprechendes gilt, wenn der Gewinn auf ein inländisches Unternehmen und eine ausländische Betriebsstätte – oder umgekehrt – aufzuteilen ist.
  • Daneben sind die üblichen Aufzeichnungspflichten nach § 41 Abs. 1 EStG zu beachten, falls Arbeitnehmer beschäftigt werden. Dazu rechnet das Führen eines Lohnkontos je Arbeitnehmer und Kalenderjahr.
 
Praxis-Tipp

Einnahmen-Überschussrechnung

Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG besteht grundsätzlich keine Verpflichtung, ein Kassenbuch zu führen.[5] Wickelt ein Gewerbetreibender seine Geschäfte jedoch derart ab, dass Kaufpreise unmittelbar nach Vertragsabschluss bar beglichen werden...

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