Dipl.-Betriebsw. (FH) Silvia Bach
 

Rz. 49

Nach § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB sowie § 146 Abs. 5 AO ist explizit die EDV-Buchführung als Buchführungsform erwähnt und zulässig. Wie bereits erwähnt, hat diese Buchführungsform in den letzten Jahrzehnten ältere manuelle Buchführungsverfahren gänzlich verdrängt. Grundsätzlich gelten für die DV-gestützte Buchführung dieselben Grundsätze wie für die manuelle Buchführung. Mit BMF-Schreiben vom 28.11.2019 "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"[1] hat die Finanzverwaltung verschiedene bisher gültige Verlautbarungen und Vorschriften zur herkömmlichen und insbesondere zur IT-gestützten Buchführung zusammengefasst und zeitgemäß interpretiert. Damit diese Regelungen sinngemäß auch auf zukünftige Technologien angewandt werden können, bedient sich das BMF des sogenannten Analogieverfahrens.

Die GoBD beschreiben Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muss, damit die Geschäftsvorfälle mithilfe der EDV vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden können.

 

Rz. 50

Die in Rz. 34 beschriebene Generalklausel der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach § 238 Abs. 1 HGB sowie § 145 Abs. 1 AO verlangt, dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen.

Dazu muss zum einen die Belegfunktion erfüllt sein.[2] Diese bedeutet, dass von jedem Beleg aus sein Aufgehen in einem Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung ersichtlich sein muss sowie umgekehrt sich von jedem Posten der Bilanz oder der Gewinn- und Verlustrechnung die darin aufgegangenen Belege ermitteln lassen müssen.

Die Finanzverwaltung fordert bei Papierbelegen zusätzliche schriftliche Angaben zu Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage sowie das Buchungsdatum. Bei elektronischen Belegen kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung erfolgen. Wird durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass Geschäftsvorfälle auch ohne diese sog. Kontierung innerhalb angemessener Zeit nachprüfbar sind, kann auf die genannten Angaben ganz oder teilweise verzichtet werden.[3]

Darüber hinaus fordert die Finanzverwaltung eine ausreichende Belegsicherung, eine eindeutige Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung[4] oder Buchung sowie die erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege.[5]

 

Rz. 51

Zum Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle muss die Journalfunktion der DV-gestützten Buchführung erfüllt sein. Diese verlangt eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe der Geschäftsvorfälle. Dies wird durch eine automatische Protokollierung aller Eingaben und Vorgänge durch die Buchführungssoftware erreicht.[6]

 

Rz. 52

Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind. Das Erfordernis der sachlichen Ordnung der Geschäftsvorfälle (Hauptbuch, Kontenfunktion) wird durch Verwendung eines Kontenrahmens sichergestellt (vgl. Rz. 62 ff.). Das EDV-Programm hat die Aufgabe die einzelnen Buchungen der Geschäftsvorfälle in den Sach- und Personenkonten des Kontenrahmens sachlich geordnet zusammenzufassen und die Salden dieser Konten zur Bilanz und zur Gewinn- und Verlustrechnung ordnungsgemäß zu verdichten.[7] Umgekehrt muss die Software in der Lage sein, die verdichteten Zahlen in ihre Einzelpositionen aufzugliedern und dies in geeigneten Auswertungen darzustellen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

Werden innerhalb verschiedener Bereiche oder Systeme der DV unterschiedliche Ordnungskriterien verwendet, so müssen Zuordnungstabellen vorgehalten werden.[8]

 

Rz. 52

Die Journal- und Kontenfunktion kann bei der doppelten Buchführung in einem Arbeitsschritt erfüllt werden. Dazu müssen bei der erstmaligen Erfassung des Geschäftsvorfalles folgende Angaben in das DV-System eingegeben oder bereitgestellt werden:

  • eindeutige Belegnummer
  • Buchungsbetrag
  • Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung
  • Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls ("Buchungstext")
  • Belegdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich
  • Buchungsdatum
  • Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich
  • Autorisierung (soweit vorhanden)
  • Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer)
  • Umsatzsteuersatz
  • Steuerschlüssel, soweit vorhanden
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Umsatzsteuerkonto
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Steuernummer
  • Konto und Gegenkonto
  • Buchungsschlüssel (soweit vorhanden)
  • Soll- und Habenbetrag
  • eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung in Teilbuchungssätze/Splittbuchungen vorhanden)[9]
 

Rz. 53

Der Grundsatz der Prüfbarkeit bzw. Nachvollziehbarkeit i. S. d. § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB verlangt von der DV-Buchführung eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die früheren Verfahrensinhalte nachweist und verständlich macht. Die Verfahrensdokumenta...

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