BI-Einführung im Mittelstand: Vom statischen Reporting z ... / 1.2 Volatilität und Zeitdruck treffen auf Excel

Neue dynamische Anforderungen

Produktionsunternehmen wie DESMA stehen vor immer größeren Herausforderungen, weil die Märkte weltweit instabiler werden. Volatilität ist das zeitgemäße Stichwort. Die Produktlebenszyklen werden kürzer, die Nachfrageschwankungen nehmen zu, die Produktionsänderungen häufen sich und die Unsicherheiten steigen. Unsichere Umsatzerwartungen und sehr kurzfristige Bestellungen und Lieferzeiten sind in vielen Unternehmen zur Normalität geworden. Dem werden die herkömmlichen Reporting- und Steuerungsinstrumente immer weniger gerecht. Es fehlt vor allem an ausreichenden Informationen, an Schnelligkeit und Flexibilität. Um den Umsatz zu sichern und die Qualität sowie Liefertreue weiterhin auf einem hohen Niveau zu halten, müssen Produktionsunternehmen die Vielzahl der Veränderungen frühzeitiger erkennen und kurzfristiger reagieren. Als Voraussetzung für diese größere Flexibilität hat DESMA sein Reporting aktueller und informativer gemacht und zu einem operativen Steuerungsinstrument ausgebaut.

Excel ist noch allgegenwärtig

Das betriebliche Berichtswesen wurde bei DESMA, wie in den meisten Unternehmen, noch mit Tabellenkalkulationsprogrammen durchgeführt. Excel ist in vielen Unternehmen allgegenwärtig, obwohl damit erhebliche Nachteile in Kauf genommen werden müssen. Die größten Mängel bestehen in der Fehleranfälligkeit und dem immensen manuellen Aufwand, der für das Reporting anfällt. Zudem sind Planungsfunktionen stark eingeschränkt, extrem intransparent und Simulationsmöglichkeiten basieren nur auf manuell übertragenen Ist-Zahlen.

Die umständliche und zeitaufwendige Bedienung von Excel sowie eine inkonsistente Datenbasis führen dazu, dass weniger als jede zweite Entscheidung auf einer validen Datenbasis gefällt wird und die Mehrzahl nur auf einem Bauchgefühl basiert. Untersuchungen des BARC-Instituts zeigen, dass spezielle Analyse- und Planungswerkzeuge im Vergleich zu Excel lediglich die Hälfte der Zeit für die Datenbereitstellung und Datenverarbeitung benötigen.