Kurzbeschreibung

Die Bewirtungskostenabrechnung dient als Nachweis der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen durch den Steuerpflichtigen.

Wichtige Hinweise

Betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen sind Betriebsausgaben[1] und handelsrechtlich zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar; steuerrechtlich hingegen aus geschäftlichem Anlass sind 70 % der angemessenen Kosten abzugsfähig. Voraussetzung ist, dass die gesetzlich genannten Nachweispflichten erfüllt sind.[2]

Bewirtet ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer, stellt der sich dadurch ergebende geldwerte Vorteil als Sachbezug steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, wenn die Bewirtung im weitesten Sinne als Ertrag bzw. Gegenleistung für die individuelle Arbeitskraft des Arbeitnehmers anzusehen ist. Für den Arbeitgeber sind diese Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Nimmt der Arbeitnehmer an einer betrieblich veranlassten Bewirtung von Geschäftsfreunden des Arbeitgebers teil, gehören die auf den Arbeitnehmer entfallenden Kostenanteile nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Bewirtungskostenabrechnung dient als schriftlicher Nachweis, ohne den ein Abzug als Betriebsausgabe nicht zulässig ist. Der Steuerpflichtige muss gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG zur Höhe der Bewirtungskosten und zur betrieblichen Veranlassung die folgenden Angaben schriftlich festhalten:

  • Tag der Bewirtung: Auch Bewirtungen am Wochenende können betrieblich veranlasst sein;
  • Ort der Bewirtung: Genauer Name und Adresse;
  • alle Teilnehmer mit vollständigem Namen;
  • Anlass der Bewirtung: Allgemeine Angaben wie "Arbeitsgespräch", "Geschäftsessen" oder "Kontaktpflege" reichen nicht aus als Nachweis einer geschäftlichen Bewirtung.[3] Es müssen konkrete Angaben gemacht werden, z. B. "Abstimmung der Lieferbedingungen", "Terminplanung für das Projekt XY" etc.);
  • Höhe der Bewirtungsaufwendungen: Schriftlichen Angaben über die Höhe bedarf es nur, wenn die Bewirtung nicht in einer Gaststätte stattgefunden hat. Ansonsten genügt es, wenn die Rechnung der Gaststätte beigefügt wird.
Hinweis

Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird für die schriftlichen Angaben in der Praxis häufig nach wie vor der frühere "amtliche Vordruck" auf der Rückseite der Gaststättenrechnung verwendet. Die schriftlichen Angaben muss der Steuerpflichtige oder sein an der Bewirtung teilnehmender Beauftragter unterschreiben, um zu dokumentieren, dass es sich um "Angaben des Steuerpflichtigen" handelt.

Aus der Rechnung müssen sich ergeben

  • Name und Anschrift der Gaststätte sowie
  • der Tag der Bewirtung.

Die Rechnung muss auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen (Gastgeber) enthalten, wenn der Gesamtbetrag 250 EUR übersteigt. Nur bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR[4] kann auf diese Angabe verzichtet werden.

Außerdem muss die Rechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG genügen und maschinell erstellt und registriert sein.

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