Gaststättenrechnungen müssen wegen des Vorsteuerabzugs die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 UStG erfüllen[1] Darüber hinaus müssen Restaurantrechnungen
- maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein; das ist der Fall, wenn sich eine Registriernummer auf der Rechnung befindet,
- den Namen und die Anschrift der Gaststätte sowie die
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants ausweisen,
- den Namen und die Anschrift des Unternehmers enthalten (diese Angaben dürfen handschriftlich oder durch Stempelaufdruck ergänzt werden, d. h., Name und Anschrift der Gaststätte und des bewirtenden Unternehmers müssen nicht durch die Registrierkasse ausgedruckt sein),
- das Ausstellungsdatum sowie die Rechnungsnummerangeben, der durch die Registrierkasse aufgedruckt werden muss (handschriftliche Ergänzung oder Stempel sind hier unzulässig),
- den Verzehr (Speisen und Getränke) einzeln aufschlüsseln und bezeichnen (Sammelbezeichnungen reichen nicht aus, § 31 Abs. 3 UStDV).
Konsumierte Speisen und Getränke müssen auf dem Bewirtungskostenbeleg einzeln aufgeschlüsselt werden
Die Mahlzeiten, die der Unternehmer mit seinem Geschäftsfreund verzehrt, müssen detailliert und spezifiziert beschrieben sein, z. B. 2 × Gemüsesuppe, 2 × Hüftsteak, 2 × Mineralwasser. Möglich sind auch Bezeichnungen wie z. B. Menu 2, Tagesgericht 1, Lunch-Buffet usw. Unverständliche Bezeichnungen, wie z. B. 2 × Nr. 4214 oder Nr. 123, sind unzulässig, weil die Bezeichnungen aus sich heraus verständlich sein müssen.
Zu jedem Gericht muss das Nettoentgelt angegeben werden, wie z. B.
| 2 × Gemüsesuppe | 13,20 EUR |
| 2 × Hüftsteak | 36,00 EUR |
| 4 × Mineralwasser | 9,60 EUR |
Die Höhe des Trinkgelds muss auf der Rechnung stehen. Es kann allerdings auch vom Kellner handschriftlich auf der Rechnung oder auf einem gesonderten Beleg bestätigt werden. Bis zu 10 % des Rechnungsbetrags erkennt das Finanzamt auch als Eigenbeleg an.
Der Unternehmer braucht nur dann keinen Registrierkassenbeleg, wenn der Wirt zu einem späteren Zeitpunkt (nach der Bewirtung) eine Rechnung ausstellt, die der Unternehmer durch Scheck oder Überweisung begleicht.[2] Der Unternehmer kann sich also Monatsrechnungen ausstellen lassen und damit den formellen Kleinkram umgehen.
Bewirtungsrechnung muss den Namen des bewirtenden Unternehmers aufführen
Bei einer Gaststättenbewirtung müssen die Aufwendungen durch eine Rechnung nachgewiesen werden, weil ansonsten der Betriebsausgabenabzug entfällt. Außerdem muss die Bewirtungsrechnung auf den Namen des bewirtenden Unternehmers ausgestellt sein.[3]
Ausnahme: Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR ist es (entsprechend der umsatzsteuerlichen Regelung) nicht erforderlich, den Namen des bewirtenden Unternehmers aufzuführen.
Bei Bewirtungen im Ausland gelten dieselben Regelungen. Besteht aber keine Möglichkeit, im Ausland eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung zu erhalten, erkennt das Finanzamt auch die ausländische Rechnung an, wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht.[4] Der Unternehmer muss gegenüber dem Finanzamt glaubhaft darlegen, warum er die Anforderungen nicht erfüllen kann.
Was bei digital erstellten Bewirtungsbelegen beachtet werden muss
Erfolgt die geschäftlich veranlasste Bewirtung in einem Restaurant und dieses verwendet ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion[5], werden die Bewirtungsrechnungen grundsätzlich nur dann als Bewirtungskosten anerkannt, wenn die Rechnung mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung abgesichert maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet wurde. Die Ausstellung einer handschriftlich oder maschinell ausgestellten Rechnung genügt hingegen immer dann nicht, wenn der Gastwirt ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion verwendet. Die Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung im Kassensystem des Restaurants (TSE) ist damit Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug, soweit dieses elektronische Kassensystem zum Einsatz bringt[6].
Mit Schreiben vom 30.6.2021[7] weist das Bundesministerium der Finanzen darauf hin, dass der Steuerpflichtige immer dann auf die Richtigkeit der ihm vom Restaurant maschinell ausgestellten Bewirtungsrechnung vertrauen darf, wenn diese die nachfolgenden Angaben enthält:
- Ausweis einer Transaktionsnummer.
- Ausweis der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungsgerätes oder des Sicherheitsmoduls.
- Alternativ wird auch der Ausweis der vorgenannten Daten in Form eines QR-Codes durch die Finanzverwaltung anerkannt.
- Bei Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ist der Ausfall auf dem Beleg auszuweisen/sichtbar zu machen.
Abb. 2:Beispielsbeleg
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