Betriebsveranstaltungen: Freibetrag, abzugsfähige Kosten, pauschale Besteuerung

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Höchstbetrag je Arbeitnehmer
  • Berechnung des steuerfreien Betrags
  • Pauschale Lohnsteuer
  • Übliche Veranstaltungen/Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei
Eigener Kontenplan SKR 03
  4140
IKR  
6660 SKR 04
  6130
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt
Eigener Kontenplan SKR 03
  1740
IKR  
6241 SKR 04
  3720
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt regelmäßig im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Ob die Zuwendungen als Arbeitslohn zu erfassen sind, hängt u. a. davon ab, ob der Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschritten wird. Bei der Ermittlung der Aufwendungen sind alle Kosten einzubeziehen, die dem Unternehmer für die Veranstaltung berechnet werden. Der Unternehmer bucht diese Aufwendungen auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten der Betriebsveranstaltung

Unternehmer Huber veranstaltet mit seinen 5 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung betragen pro Person 200 EUR. Für die 5 Arbeitnehmer und Herrn Huber sind somit insgesamt Aufwendungen i. H. v. (6 × 200 EUR =) 1.200 EUR entstanden.

Die 200 EUR, die auf ihn selbst entfallen, bucht er auf das Konto "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht er (5 × 110 EUR =) 550 EUR als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 450 EUR unterwirft Herr Huber pauschal mit 25 % der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst werden. Die pauschale Steuer beträgt 126,57 EUR (450 EUR × 25 % = 112,50 EUR + (5,5 %) 6,19 EUR Solidaritätszuschlag + 7,88 EUR pauschale Kirchensteuer). Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Herr Huber bucht wie folgt:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 550,00      
4145 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig 450,00      
4149 Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse) 126,57      
4900 Sonstige betriebliche Aufwendungen 200,00 1200 Bank 1.326,57
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 550,00      
6060 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig 450,00      
6069 Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse) 126,57      
6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen 200,00 1800 Bank 1.326,57

3 Steuerbegünstigte Betriebsveranstaltungen

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene, die das Betriebsklima fördern. Hierzu gehören z. B.:

  • Betriebsausflüge,
  • Weihnachtsveranstaltungen,
  • Jubiläumsveranstaltungen,
  • Besichtigungen,
  • der Besuch von Karnevalsveranstaltungen,
  • ein Gaststättenbesuch mit Nutzung der Kegelbahn,
  • Schiffsfahrten u. Ä.

Sportliche oder kulturelle Veranstaltungen sind nur dann begünstigt, wenn diese mit einem geselligen Beisammensein verbunden sind, z. B. wenn der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern vor oder nach einem Theaterbesuch ein gemeinsames Essen zu sich nimmt. Lädt der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zum Besuch eines Bundesligaspiels ein, ist es erforderlich, dass er anschließend zusammen mit seinen Arbeitnehmern "in geselliger Runde" zumindest einige Getränke zu sich nimmt. Ohne ein vorheriges oder anschließendes geselliges Beisammensein muss der Preis der Eintrittskarte als Arbeitslohn versteuert werden.

3.1 Betriebsveranstaltung für alle Arbeitnehmer

Der Unternehmer darf nicht nur einen oder wenige Arbeitnehmer einladen. Er muss alle Betriebsangehörigen einladen. Nicht erforderlich ist, dass alle Arbeitnehmer tatsächlich teilnehmen. Eine Veranstaltung ist nicht begünstigt, wenn sie auf den Unternehmer und seine Ehefrau begrenzt ist. Ausnahme: Der Arbeitnehmer-Ehegatte ist der einzige Arbeitnehmer.

Unternehmen können den Teilnehmerkreis begrenzen, wenn es sich bei der Begrenzung nicht um die Bevorzugung einer bestimmten Arbeitnehmergruppe handelt. Aus diesem Grund sind Betriebsveranstaltungen begünstigt, die z. B.

  • jeweils nur für en Organisationseinheit eines Betriebs, z. B. Abteilung, durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit daran teilnehmen können,
  • nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen),
  • nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit der Betriebsveranstaltung feiern (Jubiläumsfeier). Unschädlich ist, wenn neben den Jubilaren ein begrenzter anderer ...

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