Ab 1.1.2017 müssen Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 2 AO, die durch elektronische Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern usw. erstellt worden sind, nach bestimmten Regeln aufbewahrt werden, Diese Aufzeichnungen sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden.
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 wurden diese Vorgaben noch erweitert. Entsprechend dieser Gesetzesänderung müssen
- aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sowie andere Vorgänge,
- die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden,
- einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet elektronisch erfasst werden.
Das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen.
Viele Bargeschäfte mit unbekannten Personen nicht von der Aufzeichnungspflicht betroffen
Ausgenommen von der einzelnen Aufzeichnungspflicht sind aus Zumutbarkeitsgründen die Fälle, in denen eine Vielzahl von Waren an nicht bekannte Personen gegen Barzahlung veräußert werden. Die Ausnahme gilt aber nicht wenn der Unternehmer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet.[1]
Die Aufzeichnungen und das System sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. Dieses besteht aus:
- einem Sicherungsmodul
- einem Speichermedium
- einer einheitlichen digitalen Schnittstelle
Die digitalen Aufzeichnungen müssen auf dem Speichermedium gesichert und für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar sein. Derjenige, der die Geschäftsvorfälle vorschriftsmäßig erfasst, muss zeitnah auch einen Beleg darüber auszustellen und dem anderen Geschäftspartner überlassen. Hier (man spricht man von der Belegausgabepflicht). Diese ist ab dem 1.1.2020 auch für sämtliche Barzahlungsvorgänge Pflicht. Unter bestimmten Voraussetzungen ist hier eine Ausnahme möglich. Einzelheiten regeln die Anwendungserlasse zu §§ 146 Abs. 1 und 146b AO.
Mit BMF, Schreiben v. 6.11.2019[2] wird eine Nichtbeanstandungsregelung für die Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Kassenbereich ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung erlassen. Noch nicht umgerüstete Systeme dieser Art müssen bis zum 30.9.2020 umgerüstet sein. Die Belegausgabepflicht bleibt hiervon jedoch unberührt.
Bitte beachten Sie, dass in allen Bundesländern außer Bremen diese Frist unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31.3.2021 verlängert wurde.[3]
Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung kann durch eine Nachschau überprüft werden.
Ab wann gilt was?
- Die Vorschriften zu den beschriebenen erweiterten elektronischen Aufzeichnungspflichten im Sinne des § 146a sind zwingend nach Ablauf des 31.12.2019 anzuwenden.
- Die so genannte Kassennachschau nach § 146b AO ist ab dem 1.1.2018 möglich.
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