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Die meisten Hersteller von Finanzbuchhaltungssoftware haben ihre Produkte zwischenzeitlich entsprechend dem Beschreibungsstandard mit einer Exportschnittstelle für die Übernahme der Daten in die Prüfsoftware IDEA versehen. Trotzdem treten in der Prüfungspraxis bezüglich der Auswertung der im Beschreibungsstandard überlassenen Daten folgende Probleme auf:
- Feldbezeichnungen, Felder und Feldinhalte sind häufig nicht deckungsgleich. Insbesondere bei Standardanwendungsprogrammen benötigen Unternehmen nur einen Teil des zur Verfügung gestellten Datenkranzes und verwenden nicht genutzte Felder für weitere betriebliche Zwecke.[1] Um dieses Problem zu beheben, erfolgt bei KMUs (kleinen und mittleren Unternehmen) in der Prüfungspraxis nach dem Import der steuerrelevanten Daten eine Aufbereitung in prüfergerechte Formate (z. B. mehrjährige Saldenliste, Sachkontenbuchungen, "Konten-Viewer"[2]).
- Bei dem Beschreibungsstandard handelt es sich um eine technische Schnittstelle, die nichts über die Qualität der gelieferten Daten aussagt. Manche Finanzbuchhaltungsprogramme liefern z. B. nur das Buchungsjournal, nicht aber eine Kontenbeschreibung, teilweise fehlen offene Posten-Listen oder sogar Umsatzsteuerschlüssel.
ASCII-Druckdateien sind nach den Erfahrungen der Prüfungspraxis nur dann vernünftig handhabbar, wenn es sich um einfach strukturierte Listen handelt.
Die Verwendung der ODBC-Schnittstellen zum Zugriff auf Tabellen aus relationalen Datenbanksystemen[3] verlangt eine Installation und Konfiguration zugehöriger Treiber, einschließlich der Zuordnung von Berechtigungen. Um einen reibungslosen Prüfungsablauf zu gewährleisten, sollte beispielsweise ein ASCII-Format mit festen Feld- und Satzlängen für die Betriebsprüfung erzeugt werden. Dadurch können mehrfache Transferversuche und die hiermit verbundenen Aufwendungen für das Unternehmen vermieden werden.
Ein weiteres Problem ist in der Prüfungspraxis, dass die Verknüpfung von Stamm- (wie etwa Kreditoren- und Debitoren-Daten, Kontenplan etc.) und Bewegungsdaten (z. B. Buchungsbelege) nicht immer gewährleistet ist. Bewegungsdaten liefern nur mit den dazugehörigen Stammdaten eine sinnvolle und nachvollziehbare Information. Die Stammdaten können sich aber im Laufe der Zeit durch Umfirmierung von Lieferanten, Fusionen von Kundenunternehmen, Aufteilung von Konten bei sich verändernder Besteuerungsgrundlage ändern.
Für den Prüfer sind die historischen Stammdaten zum Zeitpunkt der Buchungsgenerierung interessant. Wenn die Daten aber erst zum Zeitpunkt der Betriebsprüfung für einen zurückliegenden Zeitraum auf den Datenträger ausgelagert werden, so haben die Stammdaten den aktuellen, die Bewegungsdaten jedoch den historischen Stand. Stammdatenänderungen können dann oftmals nur anhand von Änderungsprotokollen nachvollzogen werden.
Da viele heute noch im Einsatz befindliche Buchhaltungsprogramme nicht die Möglichkeit besitzen, zu einem Buchungssatz den jeweiligen Stand der zugehörigen Stammdaten zu sichern, muss dieses Problem durch das zu prüfende Unternehmen durch einen zeitnahen Export der Daten in ein auswertbares Archivsystem oder auf einen Datenträger vermieden werden. Denn nach Ansicht der Finanzverwaltung ist die nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO geforderte maschinelle Auswertbarkeit von Daten nur gegeben, wenn auch die historischen Stammdaten vorgehalten werden.
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