Betriebsabrechnungsbogen mit integriertem Kalkulationsschema (mit Excel-Tool)

Zusammenfassung

Überblick

• Der Betriebsabrechnungsbogen ist ein Instrument für kleinere Unternehmen, das vor allem im Rahmen der Vollkostenrechnung die Gemeinkosten eines Unternehmens auf Kostenstellen verteilt.
• Die Verteilung der Gemeinkosten erfolgt mithilfe von Bezugsgrößen oder Schlüsseln.
• Bei Kostenstellen unterscheidet man im Wesentlichen Hilfs- und Hauptkostenstellen; die Kosten der Hilfskostenstellen werden auf die Hauptkostenstellen verteilt (innerbetriebliche Leistungsverrechnung).
• Für die Hauptkostenstellen werden Zuschlagssätze gebildet, mit denen die Gemeinkosten anteilig auf die Kalkulationsobjekte umgelegt werden.
• Zu diesem Beitrag gibt es eine Excel-Arbeitshilfe.

1 Das zentrale Verrechnungsinstrument der Kostenstellenrechnung

1.1 Aufgaben des Betriebsabrechnungsbogens

Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) ist ein Instrument, das im Rahmen einfach gehaltener Kostenrechnungen, dann meist auf Vollkostenbasis, eingesetzt wird, um die Gemeinkosten eines Unternehmens mithilfe von Bezugsgrößen oder Verteilschlüsseln auf die Kostenstellen und im Anschluss auf die Kalkulationsobjekte, in der Regel die betrieblichen Produkte, zu verrechnen. Beispiel Raumkosten: Diese können z. B. mit dem Verteilschlüssel Quadratmeter auf die Kostenstellen eines Unternehmens verteilt werden. Die Gehälter und Sozialkosten können anhand der Anzahl der Mitarbeiter (deren Gehalt ja bekannt ist), auf Kostenstellen verteilt werden. Wenn einzelne Mitarbeiter für mehrere Kostenstellen arbeiten, etwa ein Meister für verschiedene Produktionsbereiche, kann die Verrechnung seiner Kosten anhand der für die einzelnen Kostenstellen geleisteten Stunden vorgenommen werden. Bei anderen Kostenarten ist eine Verteilung nicht unbedingt notwendig, z. B. bei der Werbung, die sich sinnvoll auch vollständig dem Vertrieb zuordnen lässt, da dieser ja für die Umsetzung von Werbemaßnahmen verantwortlich ist und somit auch über entsprechende Mittel verfügen muss.

Bei anderen Kostenarten kommen unterschiedliche bzw. auch mehrere Verteilschlüssel in Betracht. Beispielsweise können IT-Kosten anhand der DV-Arbeitsplätze (einfach, transparent, aber eher etwas ungenau) oder der Datennutzung verteilt werden (aufwändiger, aber genauer). Auch Kfz-Kosten können z. B. anhand der Anzahl der Fahrzeuge einer Kostenstelle oder anhand der gefahrenen Kilometer verteilt werden. In solchen Fällen muss jeder Betrieb entscheiden, welche Größe er wählt, welcher Arbeitsaufwand und welcher Genauigkeitsgrad gefordert ist.

Variable bzw. einem Kalkulationsobjekt direkt zurechenbare Kosten wie Material werden nicht über den BAB verrechnet, sondern direkt einem Produkt zugeschlagen, z. B. mithilfe von Entnahmescheinen oder Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem.

1.2 Grundsätzliche Vorgehensweise

Zunächst müssen die Jahres- oder Periodenwerte je Gemeinkostenart als Summe geplant oder geschätzt werden. Ggf. können die Gemeinkosten noch nach ihren variablen und fixen Anteilen untergliedert werden.

Hilfskostenstellen haben lediglich unterstützenden Charakter und bieten allgemeine Leistungen für den gesamten Betrieb an. Hilfskostenstellen können z. B. Kantine, Empfang, Kfz-Stelle oder Sicherheitsdienst sein. Es gibt eine weitere Gruppe von Hilfskostenstellen, die so genannten Fertigungs-Hilfskostenstellen, die in der Regel nur Leistungen (meist Arbeitstunden) für Produktionsbereiche erbringen, z. B. Werkstatt oder Konstruktion.

Die Gemeinkosten der Hilfskostenstellen werden – ebenfalls mit an der Verursachung orientierten Bezugsgrößen oder Verteilschlüsseln – vollständig auf die Hauptkostenstellen verrechnet. Diesen Vorgang bezeichnet man als innerbetriebliche Leistungsverrechnung (ILV). Es gibt unterschiedliche Verfahren zur Umsetzung der ILV, z. B. das Stufenleiter- oder das iterative Verfahren. Beim Stufenleiterverfahren werden die Gemeinkosten einer Hilfskostenstelle, z. B. der Kantine, lediglich "in eine Richtung" von links nach rechts auf alle anderen Kostenstellen verteilt. Es wird nicht berücksichtigt, dass die Kantine auch Leistungen von einer anderen Hilfskostenstelle in Anspruch genommen haben kann. Diese gegenseitige Leistungsverflechtung wird beim iterativen Verfahren berücksichtigt. Damit wird bei der Kostenverteilung zwar eine höhere Genauigkeit erreicht, es entsteht aber ein höherer Arbeitsaufwand und ggf. Änderungsaufwand. Außerdem sind die Leistungsbeziehungen sind nicht immer sofort nachzuvollziehen.

Als Verteilschlüssel für die Kantine und dem Empfang könnte z. B. die Anzahl der Mitarbeiter gewählt werden. Nach Verteilung der Gemeinkosten haben sich die Hilfskostenstellen auf "0" entlastet, d. h., alle Kosten der Hilfs- wurden auf die Hauptkostenstellen verteilt bzw. umgelegt. Die Gemeinkosten der Hauptkostenstellen erhöhen sich entsprechend in Höhe der Verrechnungen.

Sind alle Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen verteilt, müssen die Gemeinkosten dieser Kostenstellen anteilig auf die Kalkulationsobjekte verteilt werden. Das geschieht mit so genannten Zuschlagssätzen. Es gibt i. d. R. folgende Zuschlagssätze:

• Materialgemeinkostenzuschlagssatz für den Einkauf (Formel: Gemeinkosten des Einkaufs * 100 / Summe der Material...