Beschaffungskosten bei globalem Einkauf vollständig kalkulieren

Zusammenfassung

Überblick

• Die Beschaffung auf globalen Märkten ist auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant und notwendig. Dabei entstehen Kosten, die den Aufwand für die komplexeren Abläufe und höheren Risiken abbilden. Diese müssen in die Entscheidung für die Beschaffung aus weit entfernten Gebieten der Welt einbezogen werden.
• Zu diesen Kosten zählen insbesondere Kosten zur Risikominimierung durch redundante Lieferantenstrukturen und Lieferketten sowie die Mehrkosten im Fall des Risikoeintritts. Nur unter Berücksichtigung dieser so ermittelten echten Kosten der Globalisierung ist eine richtige Entscheidung möglich.
• Der Beitrag erläutert die diversen Risiken sowie die Möglichkeiten und Kosten zu deren Absicherung und zeigt die Kalkulation anhand eines Beispiels auf.

1 Globalisierung im Einkauf

Unternehmen müssen wettbewerbsfähig sein, um am Markt Erfolg zu haben. Wesentlichen Anteil daran hat der Einkauf, der Stoffe, Waren und Leistungen beschafft und zur Verfügung stellt. Kleine und mittlere Unternehmen haben daher in der Vergangenheit ihre Beschaffungsaktivitäten zusehends globalisiert. Häufig können konkurrenzfähige Preise nur noch in Asien oder Afrika erzielt werden, da viele Rohstoffe sowie immer mehr technologisch wichtige Bauteile fast nur noch im entfernten Ausland, z. B. in China, angeboten werden.

Durch die Globalisierung der Beschaffungsaktivitäten entstehen zusätzliche Kosten, die von neuen Anforderungen und geänderten Abläufen im Einkauf verursacht werden. Zugleich steigen auch die Risiken bei der Beschaffung und der Distribution von Waren ins Unternehmen. Unvorhersehbare (Natur-) Katastrophen in den Lieferländern, aber auch politische Entscheidungen verursachen folgenschwere Störungen der Lieferketten. Das haben nicht zuletzt Bedrohungen der Distributionswege vor afrikanischen Küsten oder Störungen durch Unfälle, wie die Blockade des Suezkanals durch das Containerschiff Ever Given, gezeigt.

Auf solche Ereignisse müssen auch kleine oder mittlere Unternehmen vorbereitet sein. Es kommt zu Kosten, die ohne den globalisierten Einkauf nicht entstehen würden. Diese Kosten werden bei der Entscheidung für einen Lieferanten in Fernost oder im Süden Afrikas jedoch oftmals nicht erkannt, da sie in Unternehmensbereichen entstehen, die eine eigene Kostenkontrolle haben, oder weil sie in den Gemeinkosten des Einkaufes sowie der Logistik untergehen. Für eine Entscheidung im strategischen Einkauf oder zumindest für die richtige Reaktion auf Distributionsprobleme ist es notwendig, diese „echten Kosten der Beschaffung“ zu kennen.

2 Kosten der globalisierten Beschaffung

Der Vergleich mehrerer Preise für ein Einkaufsgut gehört zum Tagesgeschäft eines Einkäufers. Regelmäßig wird aus den direkt dem Gut zuzuordnenden Werten ein vergleichbarer Wert ermittelt. Darin gehen neben dem ausgewiesenen Preis pro Einheit auch Abschläge wie Skonti, Rabatte, Boni oder Zuschläge, wie Mindermengenzuschlag oder Dokumentationskosten, ein. Dabei trägt zur Vergleichbarkeit der Werte von unterschiedlichen Lieferanten auch die Berücksichtigung der individuellen Verpackungs- und Transportkosten bei.

Andere Kostenarten, die im Einkauf entstehen, werden in den Gemeinkosten gesammelt und, wenn überhaupt, über einen Schlüssel gleichmäßig auf die Einkaufsgüter verteilt. Grund dafür ist sowohl die Schwierigkeit diese Kostenarten zu den einzelnen Rohstoffen, Materialien, Bauteilen oder Waren zuzuordnen, wie auch die Tatsache, dass eine solche exakte Zuordnung aufgrund der geringen absoluten Höhe der Kosten nicht sinnvoll wäre. Kosten außerhalb des Einkaufs bzw. Einkaufsprozesses sind noch schwieriger zuordenbar.

2.1 Zusatzkosten in der globalen Beschaffung

Durch die Bearbeitung globaler Beschaffungsmärkte ändern sich die Gegebenheiten vieler Unternehmen jedoch grundlegend. Es entstehen Kostenarten, die der mittelständische Einkäufer bisher nicht beobachten konnte. Andere bekannte Kostenarten gelangen zu einer bis dato nicht gekannten Bedeutung. Dies muss dem Einkäufer, oft mit Hilfe des Controllers, deutlich gemacht werden. Welche Kosten das sind und in welcher Höhe sie zu erwarten sind, ist von der individuellen Situation abhängig. Häufig zu findende Beispiele sind:

Währungssicherung: Die für eine globale Beschaffung interessanten Güter werden nur selten in EUR eingekauft. Um die notwendige Fremdwährung für den Planungszeitraum risikolos einkaufen zu können, wird ein Sicherungsgeschäft abgeschlossen.

Kommunikation: Um die notwendige Qualität der Produkte und Sicherheit der Belieferung zu gewährleisten, ist eine gute Kommunikation zwischen Einkäufer und potenziellen Lieferanten erforderlich. Reisen und Messebesuche im Ausland sind dabei förderlich, oft wird trotz englischer Kommunikation ein Dolmetscher benötigt, da die professionelle Übersetzung von Verträgen und Abmachungen notwendig oder sinnvoll ist.

Beratung: Trotz aller Informationen im Internet können sich die Einkäufer mittelständischer Unternehmen kaum selbst ein vollständiges Bild über die globalen Märkte machen. Um den ausländischen Markt zu analysieren und um die einzelnen Anbieter dort zu beurteilen, i...