Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern

Zusammenfassung

  • Die Etablierung eines Beschaffungscontrollings ist zur Sicherstellung eines effektiven und effizienten Einkaufs eines Unternehmens sinnvoll.

    Beschaffungscontrolling unterstützt die Beschaffungsverantwortlichen dabei, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

  • Beschaffungscontrolling umfasst nicht nur die Messung des Beschaffungserfolgs, sondern vielmehr verschiedene Handlungsfelder: Material- und Güterflüsse, Lieferanten, Beschaffungsprogramm, Zahlungsströme und den Beschaffungsbereich selbst.
  • Dieser Beitrag umfasst eine grundlegende Darstellung des Beschaffungscontrollings, insbesondere dessen Ziele, Aufgaben, Instrumente und Organisation.

1 Kosten und Nutzen des Einkaufs steuern

Der Einkauf wird zunehmend wichtiger

In der Praxis werden Einkauf und Beschaffung häufig daran gemessen, ob und in welchem Ausmaß es gelingt, die Einkaufspreise gegenüber den Vorperioden zu reduzieren oder zumindest stabil zu halten. Dabei ist der Einfluss der Beschaffungsaktivitäten auf das Unternehmensergebnis weitaus größer und vielschichtiger. Durch sich ändernde Umweltbedingungen wie die fortschreitende Globalisierung, den zunehmenden Preisdruck und kürzere Produktlebenszyklen konzentrieren sich Unternehmen immer stärker auf die eigenen Kernkompetenzen und kaufen verstärkt Tätigkeiten zu, die nicht spezifisch in ihrem Kompetenzbereich liegen. In der Folge nimmt die Fertigungstiefe ab und auch das Zusammenspiel mit den Zulieferern verändert sich. Es wird zunehmend wichtiger, die Zulieferer bereits in der Produktentwicklung zu integrieren, gesamte Module bzw. Problemlösungen zuzukaufen und langfristige Kooperationen einzugehen. Dadurch haben sich auch die Tätigkeiten im Einkauf verändert. Aus der traditionellen reaktiven, administrativen Funktion des Bestellschreibens wurde eine strategisch relevante Gewinnbeschaffungs- und Know-how-Transferfunktion, die einen großen Teil der im Unternehmen entstehenden Kosten und die den Endkunden angebotenen Leistungen maßgeblich beeinflusst und sich damit wesentlich auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

Controlling unterstützt bei Managementaufgaben

Das Controlling ermöglicht durch die zeitliche Unterteilung von strategischen und operativen Zielen (Planung), der systematischen Kontrolle und Analyse von Abweichungen sowie deren Weitergabe (Reporting), eine zukunfts-, engpass-, informations- und zielorientierte Steuerung und Koordination eines Unternehmens (allgemein, Finanzcontrolling) oder einzelner Teile und Funktionen ("Bindestrich"-Controlling). Beschaffungscontrolling soll als eine Art der Bindestrich-Controlling-Arten die Beschaffungsverantwortlichen unterstützen, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Durch die institutionalisierte Planung, Kontrolle und Informationsversorgung werden Effektivität und Effizienz in der Beschaffung erhöht, indem sowohl Kosten- und Nutzenpotenziale als auch Chancen und Risiken frühzeitig erkannt und in weiterer Folge aktiv gesteuert werden können.

2 Bedeutung und Wirkung des Beschaffungscontrollings

Im Zusammenhang mit der Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten Produktionsfaktoren werden Begriffe wie beispielsweise Einkauf, Beschaffung, Materialwirtschaft, Beschaffungslogistik oder Supply Management verwendet. Die Definitionen überschneiden bzw. widersprechen sich teilweise, die Aufgaben und Ziele sind unterschiedlich definiert und abgegrenzt. Im vorliegenden Beitrag wird der Begriff Beschaffung verwendet; darunter werden alle strategischen wie auch operativen Tätigkeiten subsumiert, die auf die Bereitstellung der zur Erfüllung der unternehmerischen Aufgaben notwendigen (Beschaffungs-)Objekte - Sachgüter, Materialien, Dienstleistungen, Rechte, Information und Energie - abzielen, über die ein Unternehmen nicht selbst verfügt.

2.1 Große Hebelwirkung auf Gewinn und Rentabilität

Hebelwirkung auf das Ergebnis

Als Verantwortung übernehmende Unterstützungsfunktion der Beschaffungsverantwortlichen korreliert die Bedeutung des Beschaffungscontrollings mit der Bedeutung der Beschaffung und diese wiederum mit ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg. In vielen Branchen – vor allem in Handel und Industrie – ist der Beschaffung ein bedeutender Einfluss auf die gesamte Wertschöpfungskette zuzuschreiben, bewirken doch Kostenoptimierungen in diesem Bereich eine enorme Hebelwirkung auf das Unternehmensergebnis. Die Kosten- und teilweise auch Nutzenaspekte können anhand des ROI-(Return-on-Investment-)Schemas dargestellt werden (s. Abb. 1).

10 % Materialkostensenkung statt 31 % Umsatzsteigerung

In der Grafik zeigen die Zahlen in den dunklen Ellipsen ein Beispiel. 1.000 Geldeinheiten Umsatz führen bei 70 % variablen Kosten (am Umsatz, davon 60 % Materialzukauf) und 25 % Fixkosten zu 50 Einheiten Gewinn und somit zu 5 % Umsatzrentabilität (10 % ROI). Eine Senkung der Materialkosten ist in den hellen Ellipsen angeführt: Bei einer Reduktion um 10 % erhöht sich der Gewinn bei gleichbleibenden sonstigen Kosten um 60 Einheiten auf 110 Einheiten. Die Umsatzrentabilität steigt auf 11 % (ROI 22 %).

Um eine ähnliche Ergebnis- und Rentabilitätsverbesserung umsatzseitig zu erreichen, wären bei gleichbleibender Koste...

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