Beschaffungscontrolling: Den Einkauf zielorientiert steuern

Zusammenfassung

Überblick

• Beschaffungscontrolling ist zur Sicherstellung eines effektiven und effizienten Einkaufs eines Unternehmens sinnvoll. Beschaffungscontrolling unterstützt die Beschaffungsverantwortlichen dabei, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.
• Beschaffungscontrolling umfasst nicht nur die Messung des Beschaffungserfolgs, sondern verschiedene Handlungsfelder: Material- und Güterflüsse, Lieferanten, Beschaffungsprogramm, Zahlungsströme und den Beschaffungsbereich selbst.
• Dieser Beitrag umfasst eine grundlegende Darstellung des Beschaffungscontrollings, insbesondere dessen Ziele, Aufgaben, Instrumente und Organisation.
• Aktuelle Entwicklungen wie steigende Anforderungen an Nachhaltigkeits-/ESG-Fragestellungen sowie durch Covid-19 (insbesondere hinsichtlich Risikomanagement und Flexibilität in der Beschaffung) erweitern den Fokus und erhöhen die Wichtigkeit des Beschaffungscontrollings.

1 Der Weg zu einem modernen Einkauf und seinem Controlling

Häufig werden Einkauf und Beschaffung daran gemessen, ob und in welchem Ausmaß es gelingt, die Einkaufspreise gegenüber den Vorperioden zu reduzieren oder zumindest stabil zu halten. Dabei ist der Einfluss der Beschaffungsaktivitäten auf das Unternehmensergebnis weitaus größer und vielschichtiger. Stand in den 1980er- bzw. 1990er-Jahren noch die Optimierung der Beschaffungsobjekt-, Prozess- und Transportkosten im Vordergrund, nahm seit den 1990er/2000er-Jahren die Bedeutung des Einkaufs mit fortschreitender Globalisierung, dem damit einhergehenden zunehmenden Preisdruck und den kürzeren Produktlebenszyklen zu. Viele Unternehmen konzentrierten sich immer stärker auf die eigenen Kernkompetenzen und kauften verstärkt jene Wertschöpfung zu, die nicht spezifisch in ihrem Kompetenzbereich lag. Mit der geringeren Fertigungstiefe änderte sich auch das Zusammenspiel mit den Zulieferern – es wurde zunehmend wichtiger, sie bereits in der Produktentwicklung zu integrieren, gesamte Module bzw. Problemlösungen zuzukaufen und langfristige Kooperationen einzugehen. Die Handlungsfelder des Einkaufs erweiterten sich verstärkt um das Management der Lieferanten, das Beschaffungsprogramm und die Zahlungsströme.

In den letzten Jahren kamen noch weitere Anforderungen dazu:

• Durch die Covid-19-Pandemie wurden viele Lieferketten gestört, Risikomanagement und Flexibilität gewinnen an Bedeutung. Auch wenn davon auszugehen ist, dass es in einer Nach-Corona-Welt nicht zu einer Umkehr der Globalisierung oder einer großflächigen Rückkehr der Produktionskapazitäten nach Europa kommt, werden Risiko- und Flexibilitätsaspekte weiterhin wesentlich sein.
• Die Digitalisierung als ein Megatrend ermöglicht neue Formen der Zusammenarbeit mit Lieferanten sowie den Einsatz von neuen Softwarelösungen oder Technologien (Big Data, Predictive, Machine Learning/AI). Diese Entwicklungen werden sich auch auf die Einkaufsorganisation, deren Aufgaben und auch auf die verfügbaren Daten bzw. deren Verwendung massiv auswirken.^[1]
• Darüber hinaus werden die 2020er stark von Nachhaltigkeits- bzw. Environmental-, Social- and Governance-Anforderungen (ESG) geprägt sein. Vor dem Hintergrund neuer rechtlicher und gesellschaftlicher Normen und Vorgaben muss auch ein Einkauf sein Instrumentarium weiterentwickeln, um diese Aspekte in den Entscheidungen zu berücksichtigen.

In Folge dieser Entwicklungen wird der Einkauf immer stärker zu einer Gewinnbeschaffungs-, Know-how-Transfer- und Risiko-Handling-Funktion, die einen großen Teil der im Unternehmen entstehenden Kosten und die den Endkunden angebotenen Leistungen maßgeblich beeinflusst und sich damit wesentlich auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

Damit gewinnt auch das Controlling des Einkaufs an Bedeutung. Controlling ermöglicht durch die Unterteilung von strategischen und operativen Zielen (Planung), der systematischen Kontrolle und Analyse von Abweichungen sowie deren Weitergabe (Reporting), eine zukunfts-, engpass-, informations- und zielorientierte Steuerung und Koordination eines Unternehmens^[2] oder einzelner Teile und Funktionen (‹Bindestrich›-Controlling^[3]). Beschaffungscontrolling soll in diesem Sinn die Beschaffungsverantwortlichen unterstützen, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Durch die institutionalisierte Planung, Kontrolle und Informationsversorgung werden Effektivität und Effizienz in der Beschaffung erhöht, indem sowohl Kosten- und Nutzenpotenziale als auch Chancen und Risiken frühzeitig erkannt und in weiterer Folge aktiv gesteuert werden können.

[1] Vgl. zu dieser und der folgenden Anforderung die Meta-Trendstudie bei Tschandl/Schweiger 2021, S. 45f.

[2] Vgl. Tschandl, 2012, S. 14 f.; siehe auch Controlling-Leitbilder von IGC und IMA in Horváth/Gleich/Seiter 2019, S. 24-25.

[3] Vgl. Schierenbeck/Wöhle, 2016, S. 180; IGC, 2010; Deyhle/Steigmeier, 1993, S. 205; bei Eschenbach/Baumüller/Siller 2021, in der 2. Auflage jetzt "Funktionscontrolling".

2 Bedeutung und Wirkung des Beschaffungscontrollings

Im Zusammenhang mit der Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten Produktionsfaktoren werden Begriffe wie Einkauf, Beschaffung, Materialwirtschaft, Bescha...