Lukas Graf
 

Rz. 39

Die Buchführung auf Datenträgern ist nach § 239 Abs. 4 HGB zulässig; als Datenträger kommen infrage:

  • Mikrofilm oder andere Bildträger und
  • EDV-Datenträger.
 

Rz. 40

Bei der Mikrofilm-Buchführung erfolgt die Dokumentation der Buchführung nicht in Papierform, sondern auf Mikrofilm; diese Form der Buchführung spielt in der heutigen Praxis keine wesentliche Rolle mehr.

 

Rz. 41

Bei der EDV-Buchführung handelt es sich um eine Buchführung, die auf Computern geführt und gespeichert wird. Bei einer EDV-Buchführung, die der Kfm. auch für Zwecke der Besteuerung in Deutschland führt, kann die FinVerw heute nach § 147 Abs. 6 AO die Einsicht in bzw. die Übergabe der in der Buchführung gespeicherten Daten verlangen; damit ist bei EDV-Buchführungen eine Datenarchivierung entsprechend der Grundsätze der §§ 257f. HGB praktisch vorgeschrieben.

 

Rz. 42

Grundlegend für die Zulässigkeit der EDV-Buchführung ist, dass sie folgende Funktionen erfüllt:

Die Erfüllung dieser Funktionen sichert die Nachvollziehbarkeit der Buchführung (§ 238 Rz 44); es ist weiter erforderlich, dass der Kfm. eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation besitzt und nachweisen kann, dass er die darin enthaltenen Verfahrensvorschriften eingehalten hat. Dazu muss der Kfm. ein sachgerecht aufgebautes und funktionsfähiges internes Kontrollsystem vorweisen können.

 

Rz. 43

Die Verfahrensdokumentation wurde durch die Veröffentlichung der GoBD durch die Finanzverwaltung erstmals auf breiter Ebene in der Fachwelt wahrgenommen.[1] Sie war aber bereits in den GoBS – dem Vorgängerschreiben zu den GoBD – aus dem Jahr 1995 umfassend dargestellt. Es ist deshalb unstrittig, dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich sein kann.

Nach den GoBS war eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-gestützte Buchführungssystem vorgeschrieben. Die GoBS waren auf Großrechnersysteme wie auch für PC-Systeme anzuwenden; bei Fremdsoftware galten kleinere Erleichterungen. Sie umfasst insbes. eine Beschreibung

  • der sachlogischen Lösung

    (Aufgabenstellung, Anwenderoberflächen für Ein- und Ausgabe, Beschreibung der Datenbestände, Verarbeitungsregeln, Datenaustausch, maschinelle und manuelle Kontrollen, Fehlermeldungen und Fehlerbehebung, Schlüsselverzeichnisse und Schnittstellen zu anderen Systemen),

  • der programmtechnischen Lösung

    (programmtechnische Umsetzung der sachlogischen Lösung, Tabellen zur Programmsteuerung),

  • Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität

    (bspw. Datensicherheit, Zugriffsberechtigungen),

  • Maßnahmen zur Wahrung der Programmidentität

    (Freigabeerklärung, Testläufe, Daten für Testläufe sowie Anweisungen für die Programmeinsatzkontrollen),

  • Arbeitsanweisungen für den Anwender

    (Handbücher, vorgeschriebene Kontrollen und Abstimmungen, Bedienung von Schnittstellen).

Durch die Verfahrensdokumentation muss ein Verständnis der Zusammenhänge zwischen Geschäftsvorfall einerseits und dessen Buchung sowie datentechnischer Verarbeitung andererseits ermöglicht werden, um einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit das Nachvollziehen der Geschäftsvorfälle sowie der Datenverarbeitungsroutinen zu ermöglichen.[2]

Ausgehend von einer Beschreibung des internen Kontrollsystems ist der Nachweis der Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

 

Rz. 44

Mit den GoBD wurden die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation neu formuliert. Auch nach den GoBD ist eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-System vorgeschrieben; wesentliche inhaltliche Änderungen im Vergleich zu den GoBS sind nicht zu erkennen. Die Verfahrensdokumentation soll folgende Bestandteile umfassen:

  • Allgemeine Beschreibung des Systems,
  • Anwenderdokumentation,
  • Technische Systemdokumentation,
  • Betriebsdokumentation.

Aus den GoBS und den GoBD ergibt sich, dass die Verfahrensdokumentation hauptsächlich auf individuelle, individuell angepasste, automatisierte und komplexe Buchführungsprogramme zielt. Es ist einsichtig, dass solche Buchführungssysteme nicht unmittelbar nachvollziehbar sind und deshalb eine Verfahrensdokumentation zum Verständnis erforderlich ist.

 

Rz. 45

Fraglich ist, was für einfache Systeme gilt. Die Verfahrensdokumentation ist historisch mit der EDV-Buchführung verbunden, für eine händische Buchführung wurde und wird sie nicht verlangt. Für eine händische Buchführung wird also unterstellt, dass sie ein sachverständiger Dritter bei ordnungsgemäßer Führung in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Einfache Vorgänge wie die Rechnungsprüfung, die Kontierung, Buchung, die Buchführung, die Bilanzierung, die Belegablage etc. gelten damit als offensichtlich nachvollziehbar.

Interessant ist, dass die Finanzverwaltung erstmals mit den GoBD erkannt hat, dass auch EDV-Systeme ohne Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein können und hat damit – zurecht –Erleichterungen bei der Verfahrensdokumentation geregelt. Zunächst hält die Finanzverwaltung eine Beschränkung auf das zum Verständnis Erforderliche für zulässig...

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