Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 5 Tipps und Tricks

Um das Berichtswesen noch aussagekräftiger gestalten zu können, ist es hilfreich, wenn man einige ausgewählte Tipps und Tricks berücksichtigt. Bei allen Punkten sollte strikt darauf geachtet werden, dass sie zusammen mit den Empfängern erarbeitet werden.

1. Wählen Sie zu jedem Bericht, jeder Grafik oder Übersicht eindeutige Überschriften. Oft genügen einzelne Begriffe oder Stichworte, wenn es keine Interpretationsschwierigkeiten gibt, z. B. "Umsatzentwicklung" oder "Kundenstruktur". In einigen Fällen kann es günstiger sein, kurze und prägnante Sätze zu formulieren, etwa "Analyse der Kostenstruktur" oder "Geplante Gewinnentwicklung bis 2010". Das erleichtert die Aufnahme der Inhalte und ermöglicht den Empfängern eine eindeutige und leichte Zuordnung zu einem bestimmten Thema.
2. Prüfen Sie, ob sich die gewünschten Sachverhalte auch ausschließlich mit Hilfe von Kennzahlen darstellen lassen, ohne dass ein längerer erläuternder Text erstellt werden muss. Das erleichtert die Aufnahmefähigkeit der Empfänger bei Präsentationen und schafft Spielraum für Diskus­sionen, wenn die Kennziffern von den Verantwortlichen hinterfragt werden bzw. wenn Sie sie als Aufhänger für den Einstieg in inhaltliche Fragen verwenden.
3. Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wesentlichen Punkte und vermeiden Sie die Darstellung von allgemeinen Aspekten, die ohnehin jeder im Betrieb kennt, etwa Personalverteilung nach Bereichen oder Auflistung der Produktpalette. Ausnahmen sollten Sie nur dann machen, wenn es Veränderungen gegeben hat bzw. wenn diese anstehen und diskutiert werden sollen.
4. Vermeiden Sie eine Überfrachtung von Berichten und Tabellen mit Cliparts, bunten 3D-Grafiken oder ähnlichen "verzierenden" Grafiken. So können Sie einfache und nachvollziehbare Strukturen beibehalten und die Inhalte und zentralen Aussagen können leichter transportiert werden. Grundsätzlich gilt: Weniger ist mehr!
5. Jeder Bericht und jede Grafik sollte einen Ausblick auf die Zukunft enthalten. Die Darstellung der Vergangenheit sollte für Sie nur Basis für die Berechnung künftiger Werte sein, um beispielsweise Trends oder Hochrechnungen ermitteln zu können. Legen Sie die Prämissen für Ihre Hochrechnungen offen und besprechen Sie sie in den Präsentationen, damit alle Beteiligten dies nachvollziehen und ggf. Ergänzungen vornehmen können.
6. Begrenzen Sie die Anzahl der Seiten und Kennzahlen je Bericht. In der Praxis hat sich die Darstellung der wesentlichen Sachverhalte auf einer Seite bewährt. In den meisten Fällen genügen 5-8 Kennziffern je Abteilung bzw. Bericht. Nur durch eine strikte Beschränkung können Sie sich auf die wirklich wichtigen Aspekte konzentrieren.
7. Verwenden Sie ggf. eine "Berichtsampel": Grüne Felder oder Zeichen bedeuten, dass es zwischen Plan- und Istwerten keine oder nur geringe Abweichungen gibt. Gelbe Felder oder Zeichen bedeuten, dass es Abweichungen gibt, die zwar noch nicht kritisch sind, die aber Steuerungsmaßnahmen erfordern. Rote Felder oder ein rotes Stoppschild verdeutlichen große Abweichungen, die u. U. mittelfristig auch die Existenz des Betriebes gefährden können. Es besteht akuter Handlungsbedarf, Maßnahmen bei solchen Fällen sollten absolute Priorität haben. Übrigens: Wenn Sie wissen oder vermuten, dass Sie im Betrieb Menschen mit einer Farbschwäche oder einer Farbblindheit haben, sollten Sie in die Ampelfelder zusätzlich noch die jeweilige Farbe als Text schreiben. So vermeiden Sie ggf. unangenehme Nachfragen der Betroffenen, die sich ansonsten "outen" müssten.
8. Wenn Sie mit Abkürzungen arbeiten, sollten diese stets beibehalten werden, eindeutig sein und für alle Bereiche gelten. Es darf nicht vorkommen, dass gleiche Abkürzungen in verschiedenen Bereichen eine unterschiedliche Bedeutung haben. Die Abkürzung PK beispielsweise sollte immer für "Personalkosten" oder "Produktionskosten", die Abkürzung FM sollte immer für Fertigungsmaterial oder Fertigungsmenge stehen. Verwenden Sie ein Abkürzungsverzeichnis zum besseren Zurechtfinden.
9. Bei Grafiken oder Tabellen sollten Sie darauf achten, dass Sie möglichst immer den gleichen Maßstab verwenden und nicht zwischen deutlich unterschiedlichen Skalierungen wechseln. Wenn Sie in der einen Grafik mit EUR und in der nächsten mit TEUR oder Mio. EUR arbeiten, führt das beim Betrachter leicht zur Verwirrung und zu Fehlinterpretationen.
10. Je nach Umfang, Tiefe und Breite des Berichtswesens sollten Sie sich überlegen, ein einfaches und übersichtliches Inhaltsverzeichnis zu entwerfen. Dabei sollte sofort ersichtlich sein, auf welchen Seiten zu welchen Themen (z. B. Einkauf, Produktion, Vertrieb etc.) berichtet wird. Außerdem sollten Sie die Reihenfolge der Berichte stets beibehalten, um den Empfängern eine leichtere Orientierung bieten zu können.
11. Sorgen Sie für klare und direkt erkennbare Beschriftungen, Definitionen oder auch Quellenangaben. Je nach Umfang des Reportings und der Kenntnisse der Empfänger sollten Sie überlegen, neben dem Abkürzungsverzeichnis ein separates "Glossar" ans Ende der Berichte zu st...