Berichtswesen und Kennzahlen: Maßnahmen zur Optimierung / 2 Inhalte und Rahmenbedingungen mit Empfängern festlegen

Das Berichtswesen sollte auf der einen Seite verbindliche und standardisierte Strukturen aufweisen, um beispielsweise den Wiedererkennungswert zu erhöhen und den Empfängern den Umgang mit diesem Medium zu erleichtern. Dazu gehören z. B. ein bestimmtes Layout, eine einheitliche Struktur bei den Überschriften oder eine einheitliche Farbgebung. Das Monitoring stellt somit auch eine "Marke" und ein Qualitätsmerkmal von Kostenrechnung und Controlling dar.

Auf der anderen Seite sollten so viele Elemente wie möglich individuell gestaltet und an den Wünschen der Empfänger ausgerichtet werden. Hier ist es in der Regel notwendig, einen Kompromiss zu finden, da es in der Praxis nahezu unmöglich ist, bei allen Empfängern Einigkeit in allen Punkten zu erzielen. Um beide Anforderungen bestmöglich erfüllen und umsetzen zu können, sollte versucht werden, die Beteiligten an der Konzeption des Reporting zu beteiligen, sie konkret nach ihren Wünschen zu fragen und diese, wo möglich, auch in die Gestaltung einzubinden. Hintergrund ist, dass eine wirkliche Akzeptanz bei den Empfängern am leichtesten zu erreichen ist, wenn sie aktiv in die Gestaltung mit einbezogen werden.

Praxis-Tipp

1. Führen Sie zunächst mit allen potenziellen Empfängern Einzelgespräche und versuchen Sie in Erfahrung zu bringen, wer welche Wünsche und Vorstellungen zum Berichtswesen hat.
2. Halten Sie die einzelnen Vorstellungen fest und versuchen Sie, Gemeinsamkeiten herauszuarbeiten, um Anknüpfungspunkt für eine von allen akzeptierte Struktur, ein gemeinsames Layout und die möglichen Inhalte zu finden.
3. Danach sollten Sie unter Berücksichtigung der Anregungen und Vorschläge aus diesen Gesprächen einen Vorschlag für ein Grundgerüst des Berichtswesens erstellen und diesen in Ihrer Geschäftsleitungsrunde vorstellen. Beziehen Sie dabei alle Führungskräfte mit ein und zeigen Sie so, dass Sie offen sind für Änderungsvorschläge.
4. Versuchen Sie, am Ende dieser Runde von allen Beteiligten ein "Go" für die Umsetzung zu erhalten. So sind alle Führungskräfte in die Entstehung eingebunden und können sich leichter mit dem Berichtswesen identifizieren. Um noch schneller zu einem zufrieden stellenden Ergebnis zu gelangen, können Sie von Beginn an klarstellen, dass Sie bereit sind, in regelmäßigen Abständen über Struktur und Inhalte zu sprechen, und auf Wunsch auch Änderungen vornehmen werden.

2.1 Einheitlichen Wissens- und Informationsstandstand sicherstellen

In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass sich Führungskräfte nicht mit allen Aspekten der Betriebswirtschaft und der Unternehmenssteuerung auskennen. Selbst wenn dies der Fall ist, werden gleiche Begriffe häufig unterschiedlich interpretiert. Wenn man das Berichtswesen nicht nur als zentrales Informationsmedium, sondern auch als wichtiges Kommunikationswerkzeug im Unternehmen begreift, bietet sich hier die Chance, mit einfachen Mitteln bei allen Beteiligten einen gleichen Wissensstand herzustellen.

Glossar

Dazu kann beispielsweise an das Ende eines klassischen Papierberichts oder auf einer bestimmten Seite in einem elektronischen Bericht ein Glossar wichtiger Begriffe, deren Bedeutung und Aussagekraft eingerichtet werden. Zu vielen Begriffen aus der Betriebswirtschaft, aber auch zu Abgrenzungen innerhalb des Betriebes, gibt es unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten. Als Beispiele sollen hier nur die Zusammensetzung des Cashflow, die Berechnung der Produktivität, der Zeitraum, in dem ein Produkt noch als "neu am Markt" gilt oder die Einordnung von Produkten als "Cash-Cows", "Dying-Dogs" usw. im Rahmen der Portfolio-Analyse, genannt werden. Aber auch damit jeder weiß, was beispielsweise der Unterschied zwischen Eigenkapital-, Gesamtkapital- und Umsatzrendite ist, lohnt sich die Einrichtung eines erklärenden Glosssars.

Das Glossar bietet damit nicht nur die Möglichkeit, einen gleichen Kenntnisstand herzustellen. Es kann gleichzeitig als Ausgangspunkt für wichtige Diskussionen über Abweichungsursachen und Steuerungsmaßnahmen dienen (Wodurch kann eine Verbesserung der Eigenkapitalrendite erreicht werden? Welche Stellgrößen müssen wie verändert werden, wenn man den Cashflow verbessern möchte? Ist eine Erhöhung des Outputs in jedem Fall sinnvoll? Usw.).

Damit alle vom Gleichen reden

Vor allem diejenigen Mitarbeiter, die sich nicht regelmäßig mit betriebswirtschaftlichen Aspekten beschäftigen, profitieren von solchen Diskus­sionen überproportional. Das Glossar kann darüber hinaus auch wertvolle Hilfestellung leisten, wenn es darum geht, mögliche Berichtsinhalte mit externen Partnern abzustimmen, weil man auch hier nicht immer "die gleiche Sprache spricht", wie am Beispiel des Cashflows zu sehen ist: In einem Unternehmen wird lediglich mit einer einfachen Form gearbeitet, bei der der Jahresüberschuss der Ausgangspunkt der Betrachtung ist und nur Abschreibungen, Rückstellungen und Investitionen berücksichtigt werden. In einem anderen Betrieb oder bei der Hausbank wird mit einer umfangreicheren Formel gearbeitet, bei der auch Wertberichtigungen zu Forderungen, Einstellungen in den Sonderposten mit Rück...