Im Berichtswesen werden verschiedene Arten von Berichten, auch Berichtstypen genannt, unterschieden:

  • Standardberichte,
  • Abweichungsberichte sowie
  • Bedarfsberichte.

Als wesentliche Kriterien für die Unterscheidung dieser Berichtstypen haben sich insbesondere die Kriterien "Erscheinungsweise" sowie "auslösendes Ereignis" herausgestellt.[1]

Standardberichte werden in vorab fixierten regelmäßigen Zeitabständen erstellt. Ihr Inhalt und ihre Form sind normiert auf der Basis eines vorher einmalig ermittelten Informationsbedarfs. Dies ermöglicht eine schnelle Fertigung des Berichts und eine regelmäßige Übermittlung an einen großen Adressatenkreis. Die Berichtsempfänger müssen i. d. R. die für sie relevanten Informationen im Standardbericht selbst identifizieren und auswählen.

Abb. 2:Umsatzübersicht Standort XYZ nach Großkunden in TEUR – Umsatzbericht Einzelmonat

Abb. 3:Umsatzübersicht Standort XYZ nach Großkunden in TEUR – Umsatzbericht kumuliert

Abb. 4: Kostenstellenbericht

Abweichungsberichte werden ausgelöst, wenn im Zuge der Planrealisierung bestimmte vorher festgelegte Toleranzwerte für Plan-Ist-Abweichungen überschritten werden. Durch Abweichungsberichte soll die Aufmerksamkeit des Berichtsempfängers auf steuerungsrelevante Sachverhalte gelenkt werden.

Bedarfsberichte werden durch kurzfristige Ereignisse und daraus resultierende spezielle Informationsbedürfnisse des Empfängers ausgelöst. Sie sind damit Berichte, die an keinem Erstellungsrhythmus ausgerichtet sind. Ihr Inhalt ist nicht standardisiert. Dafür befriedigen sie einen spezifischen Informationsbedarf eines Berichtsempfängers unmittelbar.

Empirisch zeigt sich, dass Controller etwa die Hälfte der Zeit, die sie für Erstellung von Berichten aufbringen, für Standardberichte verwenden, während Abweichungs- und Bedarfsberichte jeweils nur ein Viertel der Zeit ausmachen.[2]

In den vergangenen Jahren hat die Rolle von Bedarfsberichten durch die Entwicklung von Informationssystemen deutlich zugenommen. Diese ersetzen zunehmend die bislang vorherrschenden Standardberichte. Berichtsempfänger werden darüber hinaus zunehmend in die Lage versetzt, individuell benötigte Informationen durch direkten Zugriff auf eine Datenbank selbst zu generieren.[3]

[1] Vgl. Küpper et al., 2013, S. 232 sowie Horváth, 2008, S. 21.
[2] Vgl. Weber/Schäffer, 2016, S. 239.
[3] Vgl. Horváth/Gleich/Seiter, 2015, S. 312.

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