Die Berichtszwecke leiten sich direkt aus dem Informationsbedarf der Empfänger ab. Berichte werden dann am effektivsten genutzt, wenn sie den subjektiven Informationsbedarf der Empfänger in vollem Umfang befriedigen.[1] Grundsätzlich kann man folgende drei Berichtszwecke von Berichten unterscheiden:
- Die Notwendigkeit der Dokumentation ergibt sich insbesondere im externen Berichtswesen aus gesetzlichen Vorschriften, die etwa Aufbewahrungspflichten und -fristen für bestimmte Bilanz- und Finanzdaten vorsehen. Darüber hinaus findet sie aber auch unternehmensintern ihre Berechtigung. Häufig basieren Prognosen auf historischen Daten, die hierfür verlässlich und durchgängig zur Verfügung stehen müssen.
- Der zweite wichtige Berichtszweck ist die Planung. Berichte tragen durch die Bereitstellung von relevanten Informationen zur Entscheidungsvorbereitung bei.
- Abschließend dienen Berichte der unternehmensinternen Kontrolle. Bei auftretenden Planabweichungen können durch das Management frühzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.[2]
[1] Vgl. Küpper et al., 2013, S. 230.
[2] Vgl. Weber/Schäffer, 2016, S. 238 sowie Taschner, 2013b, S. 7.
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