Aus den Belegen müssen die erbrachten Lieferungen oder Leistungen eindeutig erkennbar und unmissverständlich sein. Weitere inhaltliche Anforderungen kommen aus dem Umsatzsteuergesetz.[1]
Die Belege müssen rechnerisch richtig sein.
In der Buchhaltung sind die Belege zu archivieren. Bei Bedarf müssen sie auffindbar sein und bei einer Außenprüfung vorgelegt werden können.
Hilfreich ist es, wenn die Kontierung (Kontenzuordnung) direkt auf jedem einzelnen Beleg vermerkt ist.
Ein Beleg kann aus mehreren Teilen bestehen, bspw. aus einer Rechnung mit Anlagen (z. B. Lieferschein). Es kann sich aber auch um einen einzelnen Beleg handeln.
Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:
| Bezeichnung | Begründung |
|---|---|
| Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, | Angabe zwingend (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, vollständig, geordnet) |
| einmalige Rechnungsausgangsnummer) | Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung) |
| Bei umfangreichem Beleganfall ist Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht aus Belegdatum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar. | |
| Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeutige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden. | |
| Belegaussteller und -empfänger | Soweit dies zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungspflichten gehört und keine Aufzeichnungserleichterungen bestehen (z. B. § 33 UStDV) |
| Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt | Angabe zwingend (BFH, Urteil v. 12.5.1966, BStBl 1966 III S. 372); Dokumentation einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals |
| Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung | Ermittlung des Buchungsbetrags |
| Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls | Hinweis auf BFH, Urteil v. 12.5.1966, BStBl 1966 III S. 372; BFH, Urteil v. 1.10.1969, BStBl 1970 II S. 45. |
| Belegdatum | Angabe zwingend (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO, zeitgerecht). |
| Identifikationsmerkmale für eine chronologische Erfassung, bei Bargeschäften regelmäßig Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls | |
| Evtl. zusätzliche Erfassung der Belegzeit bei umfangreichem Beleganfall erforderlich | |
| Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden | z. B. Bediener der Kasse |
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