Bahncard, Abrechnung betrie... / 4.5 Überlassung einer Bahncard 100 für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Bahncard, damit der Arbeitnehmer diese für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einsetzt, muss der Arbeitgeber den Preisvorteil in vollem Umfang als Arbeitslohn der Lohnsteuer unterwerfen. Der Arbeitgeber muss den geldwerten Vorteil nur dann nicht versteuern, wenn der geldwerte Vorteil pro Monat nicht mehr als 44 EUR beträgt. Maßgebend ist der Zeitpunkt des Zuflusses. Erhält der Arbeitnehmer eine Jahreskarte, fließt ihm der geldwerte Vorteil im Zeitpunkt der Übergabe zu, sodass die 44-EUR-Grenze überschritten wird.

Der Arbeitgeber hat 2 Möglichkeiten. Er kann den geldwerten Vorteil

  • als normalen Arbeitslohn (Sachbezug) erfassen oder
  • pauschal mit 15 % (ohne Sozialversicherung) versteuern.

Der Arbeitgeber kann also die Lohnsteuer pauschal mit 15 % ermitteln, wenn es sich bei der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber

  • nicht mehr übernimmt bzw. erstattet, als der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen könnte und
  • die Fahrtkosten zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn übernimmt.
 

Praxis-Beispiel

Bahncard 100 für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers

Ein Arbeitgeber stellt seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Bahncard 100 zur Verfügung, die der Arbeitnehmer für Geschäftsreisen und für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten verwenden kann. Der Arbeitnehmer legt die Strecke von 100 km zur ersten Tätigkeitsstätte an 105 Tagen im Jahr zurück. Die Bahncard 100 kostet 4.395 EUR im Jahr. Davon entfallen auf Geschäftsreisen 3.400 EUR.

Der verbleibende Betrag entfällt auf die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, die der Arbeitgeber bei seinem Arbeitnehmer als steuerpflichtigen Arbeitslohn versteuern muss. Er muss daher wie folgt rechnen:

 
Kosten der Bahncard 4.395,00 EUR
davon entfallen auf Geschäftsreisen 3.400,00 EUR
Zwischensumme = Betrag, der auf Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte entfällt  995,00 EUR

Eine pauschale Besteuerung des Betrags von 995 EUR pauschal mit 15 % durch den Arbeitgeber ist nicht sinnvoll, weil der Arbeitnehmer dann in seiner Steuererklärung keine Entfernungspauschale geltend machen kann. Bei einer Entfernung von 100 km zur ersten Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer an 105 Tagen im Jahr zurücklegt, kann er ohne pauschale Besteuerung (105 Tage × 100 km × 0,30 EUR =) 3.150 EUR in seiner Steuererklärung geltend machen.

Fazit: Kann der Arbeitnehmer die Bahncard uneingeschränkt nutzen, ist es erforderlich, die Kosten der Bahncard aufzuteilen. Der Arbeitgeber zieht die Kosten, die auf Geschäftsreisen entfallen, als Betriebsausgaben ab (maximal bis 4.395 EUR). Soweit die übersteigenden Kosten bis maximal 4.395 EUR auf die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen, müssen diese beim Arbeitnehmer als Arbeitslohn erfasst werden. Falls der Betrag von 4.395 EUR dann noch nicht erreicht ist, sind die Kosten für Privatfahrten als Arbeitslohn zu versteuern. Ist der Betrag von 4.395 EUR bereits überschritten, kann die Bahncard 100 uneingeschränkt für Privatfahrten verwendet werden, ohne dass der Arbeitnehmer dafür einen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern muss.

 

Praxis-Tipp

Mögliche Vorteile einer Bahncard 100

Unternimmt der Arbeitnehmer häufig Geschäftsreisen zu weit entfernt liegenden Zielen, kann es sinnvoll sein, wenn der Arbeitgeber ihm eine Bahncard 100 zur Verfügung stellt. Die Bahncard 100 kostet 4.395 EUR im Jahr (zum 9.12.2018 erhöht). Betragen die Fahrtkosten ohne Bahncard mindestens 4.395 EUR, kann der Arbeitnehmer die Bahncard im Übrigen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte und für Privatfahrten nutzen, ohne dafür einen geldwerten Vorteil versteuern zu müssen. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer für seine Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte die volle Entfernungspauschale beanspruchen.

Buchung im Zeitpunkt des Erwerbs

Die Kosten der Bahncard 100 müssen im Zeitpunkt des Erwerbs gebucht werden. Im Zeitpunkt des Erwerbs steht noch nicht fest, wie die Bahncard 100 genutzt wird. Das heißt, dass die Aufwendungen zunächst gebucht werden und die Buchung ggf. korrigiert werden muss.

Ist es wahrscheinlich, dass die Kosten für betriebliche bzw. berufliche Bahnfahrten mehr als 4.395 EUR betragen werden, können die Aufwendungen beim Erwerb der Bahncard insgesamt auf das Konto Reisekosten gebucht werden.

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4663/6663 Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten 3.693,28      
1576/1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 701,72 1200/1800 Bank 4.395,00

Bei umfangreichen Familienheimfahrten mit der Bahncard 100 sind keine Beträge als Arbeitslohn zu erfassen, sodass die o. a. Buchung nicht korrigiert werden muss. Kosten für Familienheimfahrten, die der Arbeitgeber übernimmt, brauchen gemäß § 8 Abs. 2 EStG nicht als Arbeitslohn versteuert zu werden, solange die Kosten nic...

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