Auslandsreisekosten / 2.2 Welches Land ist maßgebend?

Wird während einer Auslandsreise ausschließlich ein ausländischer Staat aufgesucht, können die Reisekostensätze für das jeweilige Land unmittelbar aus der Tabelle abgelesen werden. Die Auslandstagegelder sind nicht nur nach Ländern gegliedert, daneben sind für besonders teure Städte, z. B. Paris (Frankreich) oder Neu Delhi (Indien), eigene Spesensätze festgelegt. Wenn einzelne Länder in dieser Tabelle nicht genannt sind, ist der für Luxemburg geltende Pausch- und Höchstbetrag anzusetzen. Sind Übersee- und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt der für das Mutterland maßgebliche Pausch- und Höchstbetrag. Im Übrigen gelten die in den Lohnsteuer-Richtlinien zur Bestimmung der Verpflegungspauschale bei Auslandsreisen festgelegten Sonderregelungen, z. B. für Flug- und Schiffsreisen.^[1]

Für die Frage, nach welchem Land die Auslandstagegelder zu bestimmen sind, wenn der Reisende an einem Tag mehrere Länder aufsucht, wird zwischen 1-tägigen und mehrtägigen Auslandsreisen unterschieden.^[2]

• Eintägige Auslandsreisen

Bei 1-tägigen Auslandsreisen ist das Auslandstagegeld anzusetzen, das für das Land des Tätigkeitsorts im Ausland vorgesehen ist. Werden während einer 1-tägigen Auslandsreise mehrere Tätigkeitsstätten in verschiedenen Ländern aufgesucht, ist der für das Land der letzten ausländischen Tätigkeitsstätte maßgebende Pauschbetrag anzusetzen. Inlandssätze sind im Rahmen einer gemischten Auslands-/Inlandsdienstreise ohne Bedeutung. Das Auslandstagegeld nach dem Ort der letzten auswärtigen Tätigkeitsstätte ist auch dann anzusetzen, wenn im Rahmen einer einheitlichen Auswärtstätigkeit die letzte Tätigkeitsstätte im Inland belegen ist.

Praxis-Beispiel

Letzter ausländischer Tätigkeitsort

Ein in Stuttgart beschäftigter Außendienstmitarbeiter hat am 6.5.2024 zunächst eine Besprechung in Straßburg. Anschließend trifft er sich mit einem Geschäftspartner in Basel und nimmt auf der Rückreise einen Termin in Freiburg wahr. Der Arbeitnehmer hat die Dienstreise um 7.00 Uhr begonnen und ist um 20.00 Uhr wieder in Stuttgart zurück.

Die steuerfreie Vergütung und der Werbungskostenabzug für die anlässlich der 1-tägigen Auslandsreise entstandenen Verpflegungskosten bestimmen sich nach dem Land der letzten ausländischen Tätigkeitsstätte, also nach dem für die Schweiz maßgebenden Tagegeld. Der Arbeitgeber darf also 43 EUR (Abwesenheitsdauer mehr als 8 Stunden) steuerfrei ausbezahlen. Ersetzt der Arbeitgeber keine Spesen, kann der Arbeitnehmer diesen Betrag als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung ansetzen.

Führt ein Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen. Dies gilt auch für den Fall, dass der Arbeitnehmer an einem Tag sowohl Auslands- als auch Inlandsreisen durchführt. Für diesen Tag kommt ausschließlich das jeweilige Auslandstagegeld in Betracht, auch wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.^[3]

Ein Kumulieren der beiden gesetzlich festgelegten Zusammenrechnungsregelungen (für mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag bzw. für Kalendertag übergreifende Arbeiten) ist nicht zulässig. Der Arbeitgeber hat aber ein Wahlrecht. Er kann zwischen der Kalendertag bezogenen Addition der einzelnen Abwesenheitszeiten oder der sog. Mitternachtsregelung (Kalendertag übergreifenden Addition der Abwesenheitszeiten) wählen.^[4]

Praxis-Beispiel

Zusammenrechnen mehrerer Reisetätigkeiten

Ein Speditionsfahrer beginnt am 20.6.2024 um 22.00 Uhr seine Auslieferungsfahrt nach Frankreich und kehrt am 21.6.2024 um 7.00 Uhr zurück. Am 21.6.2024 führt er in der Zeit von 14.00 Uhr bis 20.00 Uhr eine weitere Fahrt durch, allerdings ausschließlich im Inland.

Die am 20.6.2024 begonnene Fahrt ist mit ihrer gesamten Abwesenheitszeit von 9 Stunden dem Tag der überwiegenden Abwesenheit (also dem 21.6.2024) als Auslandsreise zuzurechnen. Da der Arbeitnehmer am 21.6.2024 zusätzlich eine 6-stündige Dienstreise im Inland durchgeführt hat, bleibt diese Reise außer Ansatz (Kumulierungsverbot). Zum Ansatz kommt das für Frankreich maßgebende Auslandstagegeld von 36 EUR (mehr als 8-stündige Abwesenheit). Die Regelung für An- und Abreisetage ist unbeachtlich, da sie nur im Zusammenhang mit einer Übernachtung zur Anwendung kommt.

Alternativ können auch alle ausschließlich am 21.6.2024 geleisteten Abwesenheitszeiten (7 Stunden zzgl. 6 Stunden = 13 Stunden) zusammengerechnet werden. In diesem Fall bleiben die im Rahmen der ersten Dienstreise vom 20.6. bis 21.6.2024 über Nacht angefallenen Abwesenheitszeiten unberücksichtigt. Auch in diesem Fall beträgt das für Frankreich (= letzter Tätigkeitsort) anzusetzende Auslandstagegeld 36 EUR.

Damit werden diese Sachverhalte gleich behandelt, wie wenn der Arbeitnehmer im Rahmen einer 1-tägigen Dienstreise sowohl einen Tätigkeitsort im Ausland als auch im Inland aufsucht. Ohne Bedeutung ist, wie lange sich der Arbeitnehmer dabei im Ausland aufgehalten hat. Entscheidend ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Auslan...