Der Ausfuhr- und Abnehmernachweis hat folgende Angaben zu enthalten:
- Name und Anschrift des liefernden Unternehmers
- handelsübliche Bezeichnung(en) und Menge(n) der ausgeführten Ware(n)
- Ort und Tag der Ausfuhr
- Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle des EU-Mitgliedstaats, über den der Käufer die Ware ausführt (Beispiel: Ein in Japan ansässiger Tourist kauft bei einem Einzelhandelsunternehmer in Deutschland und verlässt das Gemeinschaftsgebiet über den Flughafen Paris; die Bestätigung der französischen Zollbehörde über die Ausfuhr der Ware wird anerkannt)
- Name und Anschrift (= Land, Wohnort, Straße und Hausnummer) des Drittlandskunden
- Bestätigung der Grenzzollstelle, dass die Daten der Anschrift des Kunden im Beleg mit den Eintragungen im vorgelegten Pass oder sonstigen Grenzübertrittspapier übereinstimmen
Der Ausfuhr- und Abnehmernachweis ist an keine besondere Form gebunden. Vorgeschrieben sind lediglich die o. g. Angaben.[1] Es empfiehlt sich aber, das amtliche Vordruckmuster zu nutzen oder bei Verträgen mit eingeschalteten Dienstleistern die mit der Verwaltung abgestimmten Tax-free-Cheques zu nutzen.
Eine Alternative stellt das sog. Scan-Verfahren an Flughäfen dar, bei dem ein Einzelhändler den Gegenstand der Lieferung im Ladengeschäft im Sicherheitsbereich eines Flughafens seinem im Drittlandsgebiet wohnenden Abnehmer übergibt. Bei diesem Verfahren werden die Reisepässe sowie die Bordkarten der Kunden vom Einzelhändler gescannt und können dann die zollamtlichen Ausfuhrbelege ersetzen.[2]
Materiell-rechtliche Voraussetzung der Steuerbefreiung ist neben dem Belegnachweis zusätzlich ein Buchnachweis mit folgenden Aufzeichnungen: handelsübliche Bezeichnung und Menge der ausgeführten Waren; Name und Anschrift des Drittlandskunden; Tag der Lieferung; das Entgelt (= Preis abzgl. der darin enthaltenen Umsatzsteuer) und die Ausfuhr.
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