Aufzeichnungspflichten im Privatbereich

Zusammenfassung

Überblick

Auch im privaten Bereich sind steuerliche Aufzeichnungspflichten zu beachten. Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen einzelnen Vorschriften.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Regelungen zu den Aufzeichnungspflichten im privaten Bereich sind zu finden in § 4 Abs. 5 EStG, § 10b EStG, § 50a EStG, § 73d EStDV, § 14 UStG, § 147a AO.

1 Aufzeichnungspflichten für Großverdiener

Beträgt die Summe der positiven Einkünfte aus

• nicht selbstständiger Arbeit,
• Kapitalvermögen,
• Vermietung und Verpachtung sowie
• sonstigen Einkünften

mehr als 500.000 EUR, müssen Aufzeichnungen und Unterlagen über die zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten 6 Jahre aufbewahrt werden. Im Fall der Zusammenveranlagung sind für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500.000 EUR die Summe der positiven Einkünfte nach Satz 1 eines jeden Ehegatten oder Lebenspartners maßgebend.^[1] Bestimmte Formvorschriften bestehen nicht. Aus den Aufzeichnungen muss jedoch die Ermittlung der steuerlich relevanten Werte ersichtlich sein.

[1] § 147a AO.

2 Aufzeichnungspflichten für Arbeitsmittel

Arbeitsmittel von Arbeitnehmern	Zu führende Aufzeichnungen/Fundstelle
Nachweis der ganz untergeordneten privaten PC-Nutzung. Aufzeichnen von: Datum, Uhrzeit und Dauer der beruflichen Nutzung, konkrete Veranlassung und Adresse der Verbindung (z. B. Homepage, Website) bei beruflicher Nutzung (= Nachweise des "Tätigkeitsmittelpunkts").	Vollständige, zeitnahe, belegbare Aufzeichnungen über die jeweilige Art und Dauer der Nutzung des PCs (FG des Saarlandes, Urteil v. 7.12.1999, 1 K 200/96) (OFD Berlin, Verfügung v. 2.6.2000, St 174 – S 2354 – 1/97).
Gemischte Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen.	BMF, Schreiben v. 6.7.2010, IV C 3 – S 2227/07/10003 :002, BStBl 2010 I S. 614.

Tab. 1: Aufzeichnungspflichten bei Arbeitsmitteln von Arbeitnehmern

3 Aufzeichnungspflichten für Arbeitszimmer

3.1 Regelfall des Arbeitszimmers

Unternehmer, Arbeitnehmer	Zu führende Aufzeichnungen/Fundstelle
Aufzeichnung der betrieblichen (der beruflichen) Nutzung sowie finanzierungs- und verbrauchsabhängige Kosten in einer Jahreszusammenstellung	BMF, Schreiben v. 6.10.2017, IV C 6 – S 2145/07/10002 BStBl 2017 I S. 1320 Tz 25

Tab. 2: Aufzeichnungspflichten beim Arbeitszimmer^[1]

[1] Quelle: § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG.

3.2 Homeoffice (Pandemie)

Wird während der Pandemielage die Arbeit von zuhause auch verrichtet, kann für jeden Tag, an welchem der Steuerpflichtige nur von zuhause arbeitet, ein Pauschbetrag von 5 EUR als Werbungskosten abgezogen werden. Pro Jahr ist der Abzug auf 600 EUR beschränkt (Homeoffice-Pauschale). Zum Nachweis hat sich der BMF^[1] wie folgt geäußert:

Aufgrund der besonderen Situation (insbes. nicht absehbare Entwicklung) ist davon auszugehen, dass zeitliche Abläufe nicht lückenlos dokumentiert worden sind. In diesen Fällen sollten für die Glaubhaftmachung schlüssige Angaben des Arbeitnehmers in der Regel ausreichen.

Für die Homeoffice-Pauschale entfallen folgende Arbeitszimmer-Nachweise

• "kein anderer Arbeitsplatz"
• "Mittelpunkt der Tätigkeit"

Aufwendungen für Arbeitsmittel und Telefon-/Internetkosten sind durch die Homeoffice-Pauschale nicht abgegolten und können daneben als Werbungskosten geltend gemacht werden. Hierüber sind Aufzeichnungen zu führen.

Sofern Monats-/Jahrestickets für zunächst beabsichtigte Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte erworben wurden und die Fahrten aufgrund tatsächlicher Tätigkeit in der häuslichen Wohnung nicht durchgeführt wurden, sind die Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel als tatsächliche Kosten (bzw. neben der Entfernungspauschale neben der Homeoffice-Pauschale) abziehbar. Kosten für Tickets müssen nachgewiesen werden.

Die o. g. Ausführungen sind während der Corona-Pandemie anwendbar. Lt BMF-Schreiben wird dabei der Zeitraum vom 1.3.2020 bis zum 31.12.2021 angenommen.

Anmerkung (Stand 12/2021): Aufgrund der Lage im Dezember 2021 ist wohl mit einer Verlängerung nach 2022 zu rechnen.

[1] BMF, Schreiben v. 9.7.2021, IV C 6 – S 2145/19/10006 :013.

4 Aufzeichnungspflichten für Dienstwagen, Fahrtenbuch

4.1 Regelfall der privaten Nutzung eines betrieblichen Kfz

Steht dem Arbeitnehmer ein betriebliches Kfz zur privaten Nutzung zur Verfügung, gilt Folgendes:

• Die private Nutzung ist mit monatlich 1 % des inländischen Listenpreises des Kfz anzusetzen.
• Wird das Kfz auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (= erster Tätigkeitsstätte) genutzt, werden zusätzlich monatlich 0,03 % des inländischen Listenpreises des Kfz für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zugerechnet.
• Wird das Kfz für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung genutzt, gelten für jeden Kilometer der Entfernung zwischen dem Beschäftigungsort und dem Ort des eigenen Hausstands 0,002 % des inländischen Listenpreises für jede Fahrt, für die der Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 Satz 5 EStG ausgeschlossen ist, als geldwerter Vorteil.

Soll diese Pauschalregelung nicht angewendet werden, muss permanent vom Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch geführt werden. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschloss...