Aufzeichnungspflichten im B... / 5.6 Aufzeichnungen zur Kfz-Nutzung

Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs kann nur noch dann monatlich mit 1 % des inländischen Listenpreises ermittelt werden, wenn dieses zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird.

5.6.1 Unter 50 % betrieblicher Nutzung: Keine Anwendung der 1-%-Methode

Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil 10 % bis 50 %, darf der private Nutzungsanteil nicht mit der 1-%-Regelung bewertet werden. Er ist anteilig zu ermitteln.

Unter 10 % betrieblicher Nutzung kann das Fahrzeug nicht dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. Betriebliche Fahrten sind mit den Kosten "einzulegen".

5.6.2 Diese Fahrten zählen zur betrieblichen Nutzung

Als betriebliche Nutzung gelten alle Fahrten, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten sind dabei der betrieblichen Nutzung zuzurechnen.

Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Steuerpflichtigen (Arbeitgeber) eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.

Hinsichtlich der Umsatzsteuer gilt:

 
Bei mehr als 50 %iger betrieblicher Nutzung (ESt = 1 %)

Bemessungsgrundlage für USt = 80 % ESt-Wert oder Einzelposten (Benzin, Reparatur, Abschreibung) mit dem privaten Nutzungsanteil.
Bitte beachten Sie: keine USt auf Kfz-Steuer und Versicherung.

Die umsatzsteuerliche Abschreibung beträgt für die ersten 5 Jahre 20 % , dann 0 %.
Bei mehr als 10 %iger betrieblicher Nutzung und Fahrtenbuch

Bemessungsgrundlage für die USt sind die Einzelposten (Benzin, Reparatur, Abschreibung) mit dem privaten Nutzungsanteil.
Bitte beachten Sie: keine USt auf Kfz-Steuer und Versicherung.

Die umsatzsteuerliche Abschreibung beträgt für die ersten 5 Jahre 20 % , dann 0 %.

Tab. 6: Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer

5.6.3 Nachweis der betrieblichen Nutzung: Fahrtenbuch oder andere zulässige Aufzeichnungen

Klassisches Fahrtenbuch

 
Diese Eintragungen müssen im Fahrtenbuch gemacht werden:
Kfz-Nutzer (Arbeitnehmer/Unternehmer)
grundsätzlich handschriftliche Aufzeichnungen
Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Dienstreise
Reiseziel, Reiserouten, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
bei Privatfahrten nur km-Angabe
Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte/Betriebsstätte (km-Angabe)
elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Manipulationen müssen ausgeschlossen sein (keine Excel-Tabelle)

Tab. 7: Aufzeichnungen im Fahrtenbuch

 

Achtung

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Soll ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden, müssen nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sein. Aufzeichnungen in Form eine Tabellenkalkulation (Excel, Open Office etc.) erfüllen diese Anforderungen nicht!

Andere zulässige Aufzeichnungen

Diese Aufzeichnungen sind zum Beweis des Umfangs der betrieblichen Nutzung zulässig:

 
Eintragungen in Terminkalendern (mit den o. g. Angaben)  
Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern  
Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen  
Sind o. g. Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden:
Kilometerstand: zu Beginn des Aufzeichnungszeitraums
pro Fahrt: Fahrtzweck, zurückgelegte Strecke; Kilometerstand: zum Ende des Aufzeichnungszeitraums
als repräsentativer zusammenhängender Zeitraum sind i. d. R. 3 Monate ausreichend

Tab. 8: Andere zulässige Aufzeichnungen

Keine Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn sich bereits aus der Tätigkeit des Steuerpflichtigen die über 50 %ige betriebliche Nutzung ergibt (z. B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten). Hält ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen, gilt diese Vermutung nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung. Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.

Erleichterungen

 
Wer die Erleichterung beanspruchen darf Erleichterungen bei Aufzeichnungen
Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Automatenbetreuer Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.
Taxifahrer Fahrten innerhalb des Regelfahrgebiets nur km-Anfangs- und Endstand; außerhalb: Reiseziel und Route exakt
Fahrlehrer "Fahrschulfahrten" ausreichend
bei mehreren Fahrzeugen Wahlrecht Fahrtenbuch/1-%-Regelung je Fahrzeug möglich

Tab. 9: Erleichterungen bei Aufzeichnungen

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