Geht ein Beleg als PDF ein, so ist er selbstverständlich im PDF-Format abzuspeichern.
Liegt ein elektronischer Beleg mit einer maschinellen Auswertbarkeit vor (d-Base, csv etc.), darf diese Auswertbarkeit nicht durch Abspeichern, z. B. als PDF, reduziert werden[1] (z. B. sind nach dem Umwandeln von Excel-Tabellen, Kassenjournalen oder Buchungen in ein PDF Berechnungen nicht mehr möglich, weshalb eine solche Umwandlung nicht zulässig ist).
PDF/A-3-Format: Für elektronische Rechnungen hat der Bundeswirtschaftsministerium das PDF/A-3-Format entwickelt (Stichwort: ZUGFeRD). Jede Rechnung wird darin als PDF (Bild = Image) und einer damit zusammenhängenden XML-Datei gespeichert. Die XML-Datei enthält alle Rechnungsangaben in maschinell auswertbarer Form. Dieses Format erfüllt die Anforderungen der Ordnungsmäßigkeit. Das reine Abspeichern als Bild (PDF ohne XML) reicht nicht aus.
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