Aufzeichnungspflichten im Betriebsbereich / 4.2.1 E-Mails: Bei Übermittlungsfunktion keine Aufbewahrungspflicht

E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs, einer Rechnung oder eines Buchungsbelegs sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig (einschließlich Header = "von", "an", "CC" etc.).^[1] Dient die E-Mail nur als "Transportmittel", z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, so ist nur die Rechnung, nicht die E-Mail aufbewahrungspflichtig (wie ein Briefumschlag).^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.