Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln:
| Gezählter Kassenendbestand | |
| – | gezählter Kassenendbestand des Vortags |
| + | Barentnahmen |
| – | Bareinlagen |
| + | von der Kasse geleistete Einzahlungen aufs Bankkonto |
| – | in die Kasse eingezahlte Abhebungen vom Bankkonto |
| + | Ausgaben (lt. Belegen) |
| = | Tageseinnahmen |
Bei elektronischen Kassen ist der tatsächliche Kassenbestand mit dem rechnerischen Bestand lt. Kassenstreifen / elektronischen Daten abzustimmen. Aufzubewahren sind alle elektronisch erstellten Unterlagen, z. B. alle Einzelbuchungen, Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte usw. Die Aufbewahrung hat in elektronischer Form zu erfolgen[2]. Auf die fortlaufende Nummerierung der Endbons ist zu achten.
Tagesendsummenbons reichen nicht (mehr) zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit
Die Kasseneinnahmen sind grundsätzlich einzeln zu erfassen, d. h. jeder Geschäftsvorfall muss separat aufgezeichnet werden. Die Zusammenfassung und Aufbewahrung in Tagesendsummen ist nicht (mehr) zulässig. Nur wenn kein elektronisches Kassensystem eingesetzt wird (sog. "offene Ladenkasse") entfällt im Einzelhandel die Pflicht zur Einzelaufzeichnung beim "Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung".[3]
Kassen-Nachschau ohne vorherige Anmeldung
Finanzbeamte können ohne vorherige Anmeldung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten und die Kassenführung überprüfen.[4]
Vorhaltepflichtig sind neben den o. g. Punkten auch die Programmieranweisungen.
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