Die Reduktion der Anzahl an Kleinaufträgen ist für die GmbH nur dann sinnvoll, wenn es gleichzeitig gelingt, die frei werdenden Arbeitskapazitäten zur Akquise größerer Aufträge zu nutzen. Dies hat auch der Betriebsrat zur Bedingung für die Umsetzung gemacht. In einem ersten Schritt wurden zunächst die Mitarbeiter in der Auftragsannahme und des Vertriebs geschult. Gleichzeitig wurden umfangreiche Werbemaßnahmen, z.B. Mailing-Aktionen und die verstärkte Wahrnehmung persönlicher Kundentermine, eingeleitet. Zum Thema Prozessverbesserung und Auftragsbündelung engagierte die GmbH zudem noch eine Beraterfirma. Diese zusätzlich entstehenden Kosten sind von der Ergebnisverbesserung durch Umsatzausweitung und Kostenreduzierung abgezogen worden (vgl. Arbeitsblatt "Maßnahmen und Ergebnis").
Auch wenn sich nach den bisherigen Ausführungen für Ihr Unternehmen kein unmittelbarer Handlungsbedarf ergibt, sollten Sie Überlegungen zu einer weiteren Optimierung Ihrer Auftragsgrößenstruktur anstellen. Denn jede Verbesserung führt fast automatisch dazu, dass sich Ihr Betriebsergebnis erhöht, vorausgesetzt, die restliche Kostenstruktur und die sonstigen Rahmenbedingungen in Ihrer Firma bleiben im Wesentlichen konstant.
Reduktion der Kleinaufträge von der aktuellen Auftragslage abhängig machen
Bei der Umsetzung von Maßnahmen ist immer auch die aktuelle bzw. voraussichtliche Auftragslage zu berücksichtigen. Ist auf absehbare Zeit nicht mit zusätzlichen Großaufträgen zu rechnen, macht eine Reduzierung der Kleinaufträge zunächst wenig Sinn. Dann sollten Sie überlegen, ob und in welchem Umfang Sie die Bearbeitungskosten an die Kunden weitergeben können. Gibt es im Betrieb ohnehin viele Stillstands- oder Leerlaufzeiten, fallen beispielsweise die bereits angesprochenen Folgekosten nicht oder nur in zu vernachlässigendem Umfang ins Gewicht. Dann ist es oft unerheblich, ob eine Maschine nach Beendigung eines Auftrages umgerüstet werden muss oder nicht. In diesem Fall können die Folgekosten, soweit sie errechnet worden bzw. bekannt sind, bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Aufträgen unberücksichtigt bleiben. Das Gleiche gilt auch für die separat auszuweisenden Fixkosten.
Wenn in Ihrem Betrieb Handlungsbedarf besteht, sollten Sie grundsätzlich dafür sorgen, dass die Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Auftragsstruktur rasch umgesetzt werden, damit Sie unmittelbar von den Vorteilen profitieren. Allerdings sollten Sie unbedingt darauf achten, dass in Einzelfällen die Abweichung von dieser Vorgehensweise notwendig sein kann. Dies ist dann der Fall, wenn beispielsweise ein für Sie wichtiger Kunde dauerhaft oder phasenweise nur kleine Order gibt oder er größere Aufträge stückelt. Dann ist es häufig sinnvoller, mit solchen Kunden Einzelgespräche zu führen, Ihre Lage zu schildern und auf eine Verhaltensänderung bei der Bestellung hinzuwirken. Oft lässt sich dann ein Vorgehen festlegen, mit dem beide Seiten gut bedient sind. Dieses arbeitsintensive Vorgehen sollten Sie aber nur bei wenigen wichtigen Ausnahmefällen akzeptieren und darauf achten, dass die Zahl der Ausnahmen strikt begrenzt bleibt.
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