Auftragsgrößenstruktur, Analyse

Kurzbeschreibung

Der Umfang eines Auftrags, also Volumen oder Umsatz, bestimmt häufig nur in geringem Ausmaß die Kosten für seine Bearbeitung. Kleine und kleinste Aufträge decken häufig nicht die Kosten für ihre Bearbeitung. Mithilfe einer systematischen und regelmäßigen Auftragsstrukturanalyse lässt sich mit wenig Aufwand erkennen, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht und bei Bedarf mit unterschiedlichen Maßnahmen die Anzahl der Kleinaufträge schnell und dauerhaft reduzieren.

So setzen Sie die Anwendung ein

Arbeitsmappe Checkliste

Vor Beginn der eigentlichen Analyse sollten Sie sich – zusammen mit den Beschäftigten der betroffenen Bereiche – zur besseren Vorbereitung einige Fragen stellen, um die Situation leichter erfassen zu können.

Arbeitsmappe Istanalyse

Im ersten echten Arbeitsschritt erfassen Sie die aktuelle Auftragsgrößenstruktur des Zeitraums, den Sie untersuchen möchten. Dies geschieht mit dem Arbeitsblatt Istanalyse. Zur Durchführung ist es notwendig, allgemeine und spezifische Daten einzugeben.

Arbeitsmappe Grafik Istanalyse

Sie können das Ergebnis visualisieren, um bestimmte Entwicklungen leichter nachvollziehen und verstehen zu können. Dies geschieht mithilfe der Mappe Grafik Istanalyse. Grundsätzlich müssen keine Eintragungen vorgenommen werden. Es besteht aber die Möglichkeit, in Zelle B40 (blaue Schrift) Erläuterungen einzugeben.

Arbeitsmappe Zeit Ist

Bei der Berechnung der Bearbeitungskosten gehen Sie schrittweise vor. Zunächst erfassen Sie den Zeitaufwand, der für die Bearbeitung eines Auftrags in einer bestimmten Klasse regelmäßig anfällt. Die Zeiterfassung ist erforderlich, um im zweiten Schritt die eigentliche Kostenberechnung durchführen und die dominierenden Personalkosten hinreichend genau bestimmen zu können. Die Erfassung der Bearbeitungszeiten erfolgte mittels der Mappe Zeit Ist.

Arbeitsmappe Kosten Ist

Im zweiten Schritt setzen Sie die Berechnung der Bearbeitungskosten pro Auftrag um. Das Excel-Tool berechnet die Personalkosten als dominierenden Posten auf Basis der bereits ermittelten Bearbeitungszeiten weitgehend automatisch. Dazu muss in Zelle V6 (blaue Schrift) lediglich der aktuelle durchschnittliche Personalkosten-Stundensatz inklusive Nebenkosten eingegeben werden. Die Personalkosten pro Auftrag werden dann automatisch berechnet und im Teil B in Zeile 15 (Zellen mit roter Schrift) ausgewiesen.

Arbeitsmappe Maßnahmen

Die Mappe Maßnahmen nutzen Sie, um geplante Maßnahmen übersichtlich darzustellen und ihre Wirkungsweise, mögliche Risiken oder Nachteile, gewünschte monetäre Auswirkungen sowie Verantwortliche und Abschlusstermine für die Maßnahmen festzuhalten. Auch die erwarteten bzw. geplanten Resultate einer Maßnahme, unterteilt nach Erfolgsbeitrag hinsichtlich Umsatz und Kosten, lassen sich auflisten. Die Werte müssen aber nicht zwingend mit den späteren tatsächlichen Ergebnissen bei der Wiederholung übereinstimmen, da in dieser Mappe lediglich Ziel- bzw. Erwartungswerte eingetragen werden. Zudem müssen Sie überlegen, ob man den Erfolgsbeitrag zwischen Isterhebung und Wiederholung (wenn dieser kleiner ist als ein Jahr) oder den Erwartungswert für ein ganzes Jahr ansetzt.

Arbeitsmappe Wiederholung

Bei der erneuten Erfassung gehen Sie so vor wie bei der Istanalyse: In der Mappe Wiederholung werden zunächst je Klasse die Anzahl der Aufträge und anschließend die zugehörigen Umsatzzahlen erfasst. Auch die allgemeinen Daten wie der neue Erhebungszeitraum und das Erfassungsdatum werden angepasst. Die Bandbreite der Bearbeitungszeiten können Sie unverändert lassen, um einen besseren Vergleich mit der Istanalyse vornehmen zu können. Auch hier lassen sich Kommentierungen hinterlegen.

Arbeitsmappe Zeit Neu

Hier können Sie die Bearbeitungszeiten (Zellen E13–O32, rote Schrift) neu erfassen und gegebenenfalls die Vorschlagwerte, die die Mappe Zeit Ist automatisch vorschlägt, überschreiben. Ziel der erneuten Erfassung ist die Feststellung, ob die eingeleiteten Maßnahmen zur Prozessverbesserung bereits erfolgreich waren.

Arbeitsmappe Kosten Neu

Sollten sich hier Kostenpositionen geändert haben, tragen Sie diese bitte in die Tabelle ein. Überschreiben Sie dazu die roten Vorschlagswerte.

Arbeitsmappe Ergebnis

Um den Erfolg der eingeleiteten Maßnahmen beurteilen zu können, ist es sinnvoll, die wichtigsten Unterschiede zwischen der Istanalyse bzw. der jeweils letzten Erhebung und der dann folgenden Wiederholung aufzuzeigen. Dies geschieht zunächst in der Mappe Ergebnis und anschließend in der Mappe Grafik Ergebnis. In der Mappe müssen keine Eingaben getätigt werden. Alle Ergebnisse errechnen sich automatisch aus den bisherigen Einträgen. Der erste Block zeigt zunächst die wichtigsten Aussagen der Istanalyse und die entsprechenden Ergebnisse der jeweils letzten Wiederholung. Daneben ist in einem dritten Teil dargestellt, wie sich die Veränderungen bei der Auftragsstruktur auf das Betriebsergebnis auswirken .

Arbeitsmappe Grafik Ergebnis

Die Mappe Grafik Ergebnis visualisiert die Ergebnisse der Gegenüberstellung. Dies geschieht automatisch; es müssen...